Teletrabajo: Herramientas de productividad

Son diferentes lo retos que supone el teletrabajo. Para las áreas de recursos humanos uno de los principales es lograr ese cambio en la cultura organizacional, pero el “cambio de chip” definitivamente ya nos alcanzó.

Esta es una gran responsabilidad para nuestra área y por el contexto actual, debemos asumirla de manera ágil y eficiente para que ni la empresa ni nuestros colaboradores se vean “golpeados” por este inesperado (y casi inmediato) proceso de adaptación y, por qué no, de transformación digital de muchas compañías. Los buenos consejos para hacer frente siempre son bienvenidos.

Por ello vamos a brindarte una serie de pautas que sin duda van a apoyar la implementación del home office al interior de tu compañía y que nos van a ayudar a desarrollar las labores remotas que nuestra operación requiere.

Organización = productividad

Este periodo no debe significar necesariamente un cese de actividades de la empresa ni mucho menos, por el contrario, aquí se evidenciará la efectividad y compromiso de los colaboradores, la real necesidad de muchas de las tareas y en general, esto se verá reflejado en los resultados y el logro de objetivos.

Pero primero lo primero. Debemos preguntarnos ¿qué es lo que necesitamos para implementar el teletrabajo? ¿Por dónde empezar?… calma. Si que debemos estructurar rápidamente un plan de acción frente a la coyuntura, pero hagámoslo bien. Empecemos por organizarnos.

La organización de los diferentes aspectos que convergen en el teletrabajo es fundamental para saber qué vamos a requerir. Este es un “check list” de los elementos que no pueden quedar fuera en este proceso de implementación:

  • Horarios, rutinas y descansos
  • Adecuación de la oficina en casa
  • Metas (por tiempo y responsables)
  • Tareas y actividades (estableciendo fechas de entrega o finalización)
  • Medición de la efectividad del plan

Para todo lo anterior lo más importante es la gestión del tiempo. Seamos muy acertados en el uso del tiempo, recordemos que no se puede recuperar.

Tengamos en cuenta que un estudio de la Universidad de California indica que el tiempo promedio que le toma a una persona concentrarse de nuevo en lo que está haciendo o en iniciar una nueva tarea es de 23 minutos.

Acaparar muchas tareas a la vez no garantiza que se esté siendo más productivo o efectivo. En conclusión, la multitarea es un enemigo de la productividad.

Aspectos necesarios y orden de prioridades

En cuanto a los horarios, está claro que aún cuando los empleados se encuentren en sus hogares, deben mantener la jornada laboral como si estuvieran en la empresa, pero debe haber una cuota de flexibilidad, por ejemplo, si se tienen niños pequeños en casa.

Por otra parte, la rutina y los descansos quedan del lado del colaborador y gracias a la tecnología podemos ayudarlos a mantener una estructura en la que pueda encontrar el equilibrio entre la vida laboral y su vida familiar en el mismo espacio. Aquí es donde debemos también adecuar nuestro espacio para trabajar. Un recinto, en lo posible cerrado, que permita la concentración en el trabajo.

Puede ocurrir que no se cuente con un espacio para adecuar nuestra oficina en casa, pero es necesario que elijamos un lugar que sea cómodo en el que nos mentalizamos que es exclusivo para el trabajo, al que vayamos vestidos y preparados para laborar y en el que garanticemos el buen funcionamiento de nuestras herramientas de trabajo. Así mismo debemos hacérselo saber a quienes se encuentren en el hogar en este periodo.

Como bien sabemos, las tareas nos conducen a alcanzar las metas y para ello podemos descargar alguna una aplicación que nos ayudará a priorizar y ordenar nuestras actividades. Por ejemplo, en este caso podemos aplicar el modelo de la matriz de Eisenhower:

¿Cómo funciona? Vamos a verlo por orden de prioridades:

Prioridad 1: Todo aquello que es urgente y además importante. Hay que hacerlo.

Prioridad 2: Algunas de las tareas a realizar pueden no ser urgentes, aunque siguen siendo importantes. Aquí debemos decidir cuándo deben hacerse, las personas que deben hacerlas y definir qué método seguir para llevarlas a feliz término.

Prioridad 3: Si una tarea es urgente pero no importante, lo más acertado es delegarla a quien corresponda de manera que esto nos permita dedicarnos a tareas más importantes sin descuidar las otras.

Prioridad 4: Si la tarea de verdad no es urgente y tampoco es importante, no nos desgastemos. Eliminar.

Habiendo definido la prioridad de las tareas, será más sencillo apuntar directamente a las metas. ¿Cómo las podemos organizar? Hay que empezar por lo más importante y urgente y, en lo posible, con la tarea más compleja ¿Por qué? Porque al dejar la tarea más difícil para el final del día, vamos a estar toda la jornada pensando en ello y esto reducirá la productividad. Hay que “comerse la rana”.

El afamado escritor Mark Twain explica que lo mejor que podemos hacer al iniciar el día es comernos una rana, de esta manera asumimos el asunto más complejo sin titubeos y evitando así la procrastinación, así que desde muy temprano, eso que es tan duro, lo vas a tener resuelto.

En cuanto a las metas, es importante que sigamos un sistema para definirlas, en ese sentido podemos apoyarnos en el modelo de los objetivos SMART de George T. Dorian con las siguientes características:

  • Específicas
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Realistas
  • Tiempo definido

De esta manera y con la vista puesta en las prioridades va a ser más sencillo establecer las acciones, tareas o actividades que nos conduzcan a lograr esas metas bien sea diaria, semanal o mensualmente.

Herramientas para un mejor teletrabajo

Como sabemos, son muchas las aplicaciones y desarrollos tecnológicos que nos permiten gestionar las tareas y mantener la productividad. Esta es una lista de las que nos pueden servir:

  • Focus Booster
  • Things 3
  • Quip
  • Todoist
  • Trello
  • OmniFocus
  • Wunderlist
  • Buffer
  • Zapier
  • Slack

Así como gestionamos las actividades de manera organizada, también debemos hacerlo con las pausas. Desde meditación, música relajante, técnicas de respiración, colorear, entre otras. Varios desarrollos nos permitirán reducir el estrés, despejar la mente y recargar energías. Esta es una lista de aplicaciones para tomar descansos guiados:

  • Tayasui Color
  • Aura: Mindfulness & happiness
  • Breathe2relax
  • Gravilux
  • White Noise Lite
  • Prune
  • Intimind
  • Smiling Mind

El elemento básico para lograr todo lo anterior es el tiempo. Tener una administración y medición efectiva del tiempo nos va a ayudar a llevar a cabo de manera exitosa cada jornada de teletrabajo. Planeación y seguimiento Seguro una de las siguientes aplicaciones puede servir para tener una administración más efectiva del tiempo:

  • Week plan
  • Weekies
  • GQueues
  • Toggl
  • RescueTime
  • Doris
  • Pomodoro

¿Todo esto realmente funciona?

Claro que sí. Funciona. La garantía para que toda estrategia de implementación del teletrabajo llegue a feliz término es ser disciplinados, estar comprometidos y dar esa milla extra como corresponde. ¿Cómo podemos saber si acertamos? Podemos hacer una medición de la efectividad del plan.

Esta efectividad es comprobable por los objetivos individuales, grupales, por áreas, y por los objetivos generales de la compañía. A través de los indicadores de gestión vamos a poder ver qué estamos haciendo bien, qué podemos ajustar y si estamos llegando a todo aquello que nos hemos propuesto.

La invitación es a hacer uso de todas las herramientas que nos permite la tecnología en este momento de cambio y de transformación. No lo veamos como un problema, veámoslo como la oportunidad de mudarnos a lo digital, de potencializarnos en otro espacio y de iniciar una nueva vida laboral… que nada se aleja del futuro cercano.

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