Soft Skill: cómo gestionar los cambios en la organización

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Una de las habilidades más demandadas para las empresas es la gestión del cambio. Es necesario que los líderes y el departamento de RR.HH. trabajen esta soft skill para implementarla en la cultura y que se extienda al resto de colaboradores.

Es importante recalcar que el cambio no se improvisa, es necesario gestionarlo, planificarlo, asimilarlo y vencer la resistencia que se suele generar desde los equipos de trabajo.

El cambio se puede deber a una necesidad interna de la empresa o externa, tal y como ha sucedido con la Pandemia.

Vamos a desglosar en los siguientes puntos cómo es la gestión del cambio y cómo se ejercita para implementarla en la cultura organizacional de las empresas.  

Valor de la gestión del cambio

Es necesario gestionar el cambio pues la improvisación no suele dar buenos resultados y puede causar una alta resistencia entre los colaboradores si no se trata correctamente.

Hoy en día se dan cambios más grandes, mucho más rápidos, inesperados y en entornos interconectados. Todo influye, el mundo está conectado y cualquier cambio puede afectar a nuestra empresa.

El cambio se realiza porque queremos llegar a una situación deseada y para lograrlo es necesario un periodo de transición.

Debemos tener en mente que para que se produzcan cambios, todos, independientemente de la posición que ocupemos en la empresa, deberemos realizar modificaciones y coordinarnos para obtener éxito.

Esta premisa nos hace pensar en la necesidad de agilizar la cadena de mando para que la coordinación se extienda en todas las jerarquías de la empresa.

Tras un agitado 2020, esta habilidad es necesaria e imprescindible en los líderes y poco a poco hay que extenderla al resto de la plantilla. Los jefes deben incorporarla dentro de su rol para gestionar diariamente las diferentes alteraciones, pues ser líder en 2021 supone formar parte de la transformación digital de las empresas y para obtener un buen resultado es necesaria la planificación y medición de estos cambios.

Los cambios organizacionales van más allá de emails y órdenes dado que implementar así nuevas formas de trabajo no es ni efectivo ni práctico.

Los rumores alimentan el pánico

Seguramente muchos de ustedes han escuchado alguna noticia de tu empresa por conversaciones en pasillo o rumores extendidos a la hora del café.

Si no se maneja bien el cambio y se planifica, se puede generar pánico y los rumores corren como la pólvora. El resultado es una pérdida de productividad, insatisfacción de los colaboradores y resistencia a la implementación de nuevas formas y actividades.

Si esta forma de llevarlo a cabo continua, el impacto puede ser mayor y puede provocar una perdida de talento, reflejándose negativamente en los clientes y generando una alta resistencia a las nuevas normas de la empresa.

La mayoría de las iniciativas requieren de la colaboración de las personas. Es el recurso más valioso de las organizaciones y la resistencia se produce cuando estos movimientos se dan en un corto plazo, sin explicaciones y sin involucrarlos.

La efectividad del cambio está totalmente relacionada con la habilidad de las personas para adaptarse al nuevo entorno. Es necesario ejercitar esta soft skill para tener músculo y acelerar los procesos.

¿Cuándo se aplica la gestión del cambio?

Tanto si son grandes iniciativas, como otras más pequeñas es importante seguir estos pasos:

La gestión del cambio ayuda a evitar costos y mitigar riesgos al implementar novedades dentro del modelo de negocio y la forma de trabajar. Una resistencia activa y pasiva de esta transformación puede provocar retrasos del proyecto, un aumento del presupuesto y realizar varias veces una acción para ver resultados.

Así entonces, los cambios se aplican dependiendo de varios detonantes: internos y externos.

  • Interno: planes estratégicos, rendimiento, mejora continua, aprovechar mejor los recursos, etc
  • Externo: amenazas competitivas, legislaciones, cambios económicos y de mercado, nuevas tecnologías…

No es posible realizar una buena acción sin antes planificar y determinar qué áreas, personas y herramientas van a tener implicación en este asunto; dónde se impacta por área y el equipo del que necesitamos más colaboración para aceptarlo.

Hoy en día la mayoría de las empresas necesita gestionar cambios en sus procesos de reclutamiento, en los programas de formación, en la cultura organizacional y el trabajo en remoto y también en la necesidad de ampliar las actividades del negocio para superar la situación actual.

Hoja de ruta

  1. Detecta que cambios deben implementarse.
  2. Analiza lo que supone ese cambio, quién está implicado y qué procesos variarán.
  3. Estudio de las herramientas que serán necesarias.
  4. Crea un plan de comunicación y formación para implicar a los colaboradores.
  5. Controla los KPIs, realiza seguimiento y da feedback a los implicados.
  6. Realiza medidas correctivas y reconoce el buen trabajo.
  7. Analiza los resultados de esta nueva implementación.

No te olvides de será establecer una hoja de ruta de comunicación, tener en cuenta los planes de capacitación de personal, y si es necesario, un programa de coaching para facilitar la aceptación del cambio.

Necesidad de un enfoque estructurado

Si fuera fácil gestionar el cambio, no sería una habilidad. Para poder hacerlo de forma eficaz es necesario planificar y practicar, desarrollar la habilidad. Debemos desarrollar un enfoque personalizado y a escala. Evaluar los riesgos, el impacto y las tácticas necesarias para involucrar a todo el equipo.

La gestión del cambio debe iniciarse antes de empezar a implementar las nuevas medidas. El tema del trabajo en remoto por la Covid fue una excepción. Ahora es el momento de analizar esos resultados y ver cómo mejorarlos.

Durante el proceso será necesario dar feedback a los implicados, realizar auditorias y acciones correctivas en caso de que la medición arroje resultados no esperados.

No podemos animar a nuestros colaboradores a hacer algo si nosotros tampoco lo hacemos. Desarrollar esta habilidad supone una gran ventaja competitiva a nivel mercado.

Para empezar con cada plan de cambio es importante formar a los líderes y al departamento de Recursos Humanos, que suelen ser los abanderados de las transformaciones.

La resistencia a los cambios es normal, pero debemos tener armas para enfrentarnos a ello, plantarlo en el ADN de la empresa y normalizarlo. Solo así nuestra organización será capaz de navegar en las aguas cambiantes de la próxima década.

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