Reinventa tus encuentros. WorkShops virtuales

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Es un hecho que cada día el mundo se mueve aceleradamente y el cambio ha llegado a nuestras vidas para quedarse de forma permanente. La propagación del virus COVID 19 nos ha orillado a hacer un cambio de piel para reconstruir nuestra forma de trabajar. Hoy, la distancia se ha convertido en parte de nuestro día a día y viene acompañada una reinvención en la que todos estamos incluidos.

Parte de la transición que estamos viviendo, se verá reflejada en los eventos corporativos, en esos espacios que como empresa hemos aprovechado para estrechar lazos con nuestros clientes y que tanto aportan valor a nuestras estrategias de comunicación. Hoy esos encuentros deberán pasar de lo presencial a lo virtual, al menos por un tiempo.

¿Qué es un workshop online?

Este espacio es un taller de trabajo intensivo, cuya organización se centra en la comunicación de noticias de carácter relevante, pero también en desarrollar talentos o habilidades en los asistentes que vayan íntimamente ligadas con temas relacionados con nuestra marca.

Este es el momento perfecto para generar un acercamiento real con nuestros clientes, para tener un intercambio de información valiosa y para mejorar la reputación de nuestro negocio, pues a través de estas prácticas se puede llegar a ampliar el panorama de las fortalezas y debilidades de una organización.

Pero, ¿cómo trasladar esta práctica al mundo virtual para obtener los resultados esperados? En CompuTrabajo te decimos cómo puedes construir tu estrategia paso a paso:

1.- Estructura tu contenido. Este es el primer paso que deberás de dar para organizar un workshop online y es el tiempo justo en el que debes definir cuáles son los temas a tratar, quiénes serán los instructores o ejecutores de la actividad, y la segmentación del workshop, es decir, la cantidad de bloques que lo conformará

Es de suma importancia que en esta planificación incluyas la duración, misma que no deberá extenderse entre 2 y 4 horas, esto dependerá de la carga de información que quieras transmitir. Si la extensión de tu workshop es de 4 horas, puedes proponer a tu audiencia segmentarlo en dos partes, es decir, 2 horas por la mañana y dos por la tarde, ya que al impartirlo en una modalidad online, 4 horas seguidas frente al ordenador pueden ser muy pesadas para ellos e incluso impactar en su atención.

2.- Define el tema a tratar. Cuando ya tengas definido el qué, el quiénes y el cómo hacerlo, será necesario que centres tus energías en elegir el tema, y para ello, es crucial que decidas a qué tipo de profesionales quieres dirigirlo, así puedes enviar un mensaje relevante que tenga la capacidad de despertar el interés de tu público.

La clave del éxito en la elección del tema radica en salir de lo común, por lo que será primordial que descartes todos aquellos temas de los que todo el mundo habla y te dirijas a aquellos de los que nadie o quizá muy pocos han hablado. Aléjate de lo convencional, acércate a lo innovador y comparte casos de éxito que avalen tu línea discursiva. Los logros medibles y palpables siempre marcan la diferencia en términos de credibilidad.

3.- Identifica a tu público. Con el tema definido debes centrarte en elegir el tipo de perfil que te gustaría que tuvieran las personas que acudan a este encuentro online. Sé selectivo e invita únicamente a aquellas personas que creas que pueden aportar valor para la causa que estás persiguiendo.

La diferencia entre un workshop y una conferencia es la participación activa de las personas. La recomendación es que pases de lo masivo a lo íntimo, es decir, procura tener el número de asistentes justo para que pueda generarse un clima de retroalimentación, las multitudes online no son una buena opción para este tipo de prácticas.

4.- Define el objetivo de tu workshop. Tener un objetivo claro es parte fundamental para medir nuestras metas. Piensa si este ejercicio está dirigido a mejorar el branding de tu marca o la del profesional al que estás convocando, cualquiera de los dos ejes resultará completamente válido.

5.- Genera el material de apoyo preciso. Para ejecutar un buen workshop es necesario procurar la disponibilidad de material para llevar a cabo la sesión. Utiliza guías o manuales de uso, o bien, elementos multimedia.

Entre más material visual de impacto utilices, mejores serán los resultados. Una regla de oro es que todo material utilizado debe ser súper sencillo de aprender, y sobre todo, debe fomentar la concentración de todos y cada uno de los asistentes.

6.- Promueve tu workshop. Antes de que eso suceda, determina la modalidad del mismo, es decir, si será gratuito o pago. Si tu intención es ofrecer un conocimiento muy técnico, puedes considerar cobrar una tarifa a los participantes. Sin embargo, si lo que estás buscando es posicionar tu marca y tu nombre en el mercado, el ofrecer una sesión gratuita te puede sumar muchos puntos para que en un futuro cercano puedas aumentar tu cartera de clientes.

Para la difusión de tu workshop utiliza una herramienta del email marketing para convocar a tu público objetivo con una segmentación muy bien definida, o bien, dirigirte a pequeños grupos sobre el tema a tratar en las distintas redes sociales como LinkedIn, Facebook e Instagram. No olvides incluir una landing y un formulario para que puedas seguir ampliando tu base de datos.

7.- Prepara un entorno de grabación atractivo. Un punto vital para que tu workshop corra tal y como es esperado, es generar una experiencia grata para ellos. Esto lo puedes lograr si eliges un espacio que sea similar al de un estudio, que tenga una muy buena iluminación y sin ruidos externos. Los asistentes te lo agradecerán.

8.- Construye confianza en la ejecución. Tanto en el trabajo como en la vida misma, parte de la consolidación de cualquier proyecto es gracias a que cada persona que participa en ellos asume roles distintos. La efectividad de un workshop radica en la capacidad que tengamos de trabajar activamente, es decir, no hay eruditos ni expertos, sino personas dispuestas a construir un proyecto en común, ya que lo que siempre se busca es resolver un problema o potenciar un talento.

Puede suceder que algunas personas se sientan intimidadas frente a la cámara, dales la confianza de que expresen sus ideas libremente y de que compartan su aprendizaje para un bien común.

9.- Recoge el Feedback de tus asistentes. Conocer las impresiones de las personas que han asistido a tu workshop es una especie de faro que podemos tener para trabajar en nuestras áreas de oportunidad y ofrecer una mejor experiencia a los grupos posteriores. De esta fomra también puedes medir los resultados y ver si estos te acercan al objetivo que te habías trazado.

10.- Certifica a tus asistentes. El ofrecer a tus asistentes un documento que acredite que han participado en tu workshop le dará credibilidad a tu curso y los profesionales que participen en él podrían referirte nuevos participantes, los cuales pueden llegar a convertirse en tus clientes.

Convierte a la distancia en tu mejor aliado

Sin lugar a dudas, este tipo de talleres son estímulos de motivación para todas las personas que tienen acceso a estos espacios. Puedes invitar a un experto a que se sume a esta dinámica para que pueda aportar un valor diferencial. Atrévete a derribar la barrera de la distancia y demuéstrale a las personas que hay formas distintas de comunicarse sin dejar de aprender y de enriquecerse.

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