Pyme, es hora de implementar un plan de transformación digital

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Aunque no parezca el momento indicado para invertir, ahora es necesario que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) tengan un plan de transformación digital para sobrevivir.

Cada vez más empresas tienen un fuerte componente tecnológico y según un estudio realizado por Manpower, las empresas que han destinado dinero y recursos a la tecnología han sobrevivido mejor a la crisis económica.

Así pues, para seguir siendo competitivos y asegurar la estabilidad laboral de la compañía es necesario contar con un plan de transformación digital.

¿Qué es la digitalización?

Esta es una de las primeras cuestiones a la que debemos dar respuesta. La digitalización va más allá de la instalación de programas informáticos o aplicaciones.

La transformación digital es un proceso que obliga a cambiar la cultura de la empresa, en algunas ocasiones, exigiendo tiempo y predisposición de los miembros a impulsarla. Es el conjunto de acciones y planes para digitalizar procedimientos y tareas.

Para poder adaptarnos a la realidad actual es necesario que las empresas pongan en primer lugar de su lista de prioridades esa transformación profunda de su organización. La implementación de esta estrategia es global y ya no hay excusas para no hacerlo.

Según las cifras de DANE, las pymes aportan el 30% del Producto Interno Bruto del país y representan el 65% de la fuerza laboral. Y de acuerdo a las cifras del Registro Único Empresarial y Social (Rues) recogidas entre enero y marzo de 2021 se crearon en el país 96.431 empresas, 9,3% más que en el mismo periodo de 2020.

Esta creación de nuevas organizaciones se conforma por el 99,6% de microempresas, el 0,38% de pequeñas empresas y solo el 0.02% de medianas y grandes empresas.

La pandemia ha acelerado la necesidad de transformación y ha hecho que algunas de estas empresas ya hayan empezado a hacer esfuerzos para mantenerse en pie. Muchas pymes tuvieron que digitalizar sus canales de venta para acercarse a sus clientes.

Otras empezaron a digitalizar procedimientos que hasta ahora se hacían de forma manual o a modificar modelos de negocio para adaptarse a las nuevas demandas.

Principales peligros de la no transformación

El principal problema de las pymes reside en el capital, en el tiempo y los recursos necesarios para impulsar este plan de acción. Las empresas pequeñas o medianas cuentan con los profesionales justos pero necesarios para realizar las tareas diarias, este cambio supone un esfuerza extra por parte de todo.

Sin embargo, el riesgo de no hacerlo es que la competencia sea más rápida, en todo; que acorte tiempos en todos y cada uno de sus procesos y, como consecuencia, la no supervivencia del negocio, de quedarse atrás y no poder ser competitivos en el mercado actual.

Entre los temas centrales de este cambio se encuentran la gestión de datos, el análisis, el uso de la tecnología para automatizar labores, la planificación estratégica y la mejora de la experiencia del colaborador.

Una empresa digitalizada puede gestionar de forma mucho más eficiente todos sus datos de negocio y adelantarse a lo que esté por venir. No es lo mismo poner una solución cuando es necesario que trabajar en ella con tiempo y avanzarse a las necesidades futuras.

Beneficios de la digitalización en pymes

Las grandes empresas llevan años trabajando en ello y ya han visto los beneficios que les puede reportar. Sin embargo, para una pyme es mucho más difícil invertir estos recursos y puede que los beneficios no se vean a corto plazo, cuando el proceso aún está en fase de implementación.

Aquí van algunos de los beneficios:

  • Mejora de la productividad: automatizar tareas burocráticas o administrativas permite eliminar las tareas rutinarias que ocupan tiempo en la jornada de los colaboradores, pero no son estratégicas para el negocio. En una pyme, con menos colaboradores que una empresa grande, es importante que sus trabajadores cuenten con tiempo para poder realizar otras tareas y no solo las burocráticas.
  • Mayor competitividad: si nos quedamos estancados la competencia pasará por delante nuestro y todo el esfuerzo realizado no servirá para nada. Debemos cambiar y transformarnos para sobrevivir y seguir siendo competitivos en el mercado.
  • Reducción de costos operativos: este es uno de los beneficios más ansiados por las organizaciones, independientemente de su tamaño. La digitalización de los procesos operativos comporta una reducción de costos, liberando recursos económicos para acometer inversiones estratégicas.
  • Trabajo en equipo: las pymes cuentan con equipos reducidos que deben cooperar para poder sacar adelante sus metas. La digitalización facilita la comunicación y mejora los resultados del equipo.
  • Autonomía del trabajo: aunque en estas organizaciones los empleados suelen asumir más responsabilidades por la falta de mandos intermedios, gracias a la tecnología pueden gestionar mejor sus obligaciones y ajustar su trabajo, obteniendo mayor autonomía.
  • Mejora la experiencia del empleado y la atención al cliente: el colaborador tendrá más herramientas para realizar su empleo en menos tiempo y podrá ampliar sus horizontes y crecer profesionalmente dentro de la empresa. A su vez, los clientes podrán acceder a los servicios de la empresa de forma remota y obtener una atención más personalizada, mejorando la reputación de marca y el servicio al cliente.

¿Cómo realizar los primeros pasos?

Los primeros pasos nunca son fáciles y requieren de mucha más paciencia y planificación que el resto de las etapas del plan.

Lo primero que debemos hacer es plantear un plan de digitalización integral de la empresa, es decir, aunque se vaya implementando por etapas debemos revisar todos los departamentos, funciones y procesos.

Es necesario incluir la transformación digital dentro de los planes anuales estratégicos de la empresa. No son herramientas aisladas, esto influye en toda la empresa y es necesario contemplarlo así.

Una vez hayamos revisado qué debe ser digitalizado es necesario involucrar a todo el equipo para que se comprometan con el plan y colaboren de forma activa en cada etapa del proceso.

Es necesario establecer las prioridades de la transformación y crear una acción detallada y operativa, es decir, estos cambios no pueden parar el servicio de la empresa, por lo que es necesario revisar como ir implementándolos poco a poco.

Suele ocurrir que en estos cambios conviven dos modalidades de trabajar en un periodo de tiempo y los colaboradores deben ser conscientes que esta dualidad es temporal. Aunque esto es un engorro, no es definitivo y permite la adaptación paulatina a la nueva forma de trabajo.

Una vez comunicado el plan y los procesos, deberemos formar a los colaboradores en las nuevas herramientas y habilidades. La mayoría de las objeciones al cambio se deben porque ven peligrar su trabajo y no son conscientes de los beneficios que obtendrán.

Tenemos que decirles que el proceso es largo y exigente, que seguramente los beneficios no se vean hasta que el plazo esté completo. Es por esto por lo que es necesario estar al lado de los colaboradores y remar conjuntamente para llegar a la meta.

Los cambios de este tipo también provocan adoptar una organización más horizontal y puede que esto suponga una disolución de algunas responsabilidades. Es importante que los líderes de los equipos lo sepan y sean conscientes.

Finalmente será necesario ir evaluando cada etapa del proceso, revisando resultados y cambiando cosas si creemos que no está funcionando. Es necesario reaccionar con rapidez cuando se ve algún problema.

No olvides que es necesario promover esta cultura de transformación a diario, haciendo que haga parte de los valores de la empresa. Solo así la transformación será un éxito.

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