Podcast Con Talento: AEIOTÚ Fundación Carulla, abordando el trabajo en casa

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Leidy Maldonado, Coordinadora de Gestión Humana de AEIOTÚ Fundación Carulla, comparte las acciones y estrategias de la compañía para afrontar esta pandemia cuidando del bienestar y la salud de sus colaboradores.

CompuTrabajo: No hay duda de que el mundo empresarial se está enfrentando a retos importantísimos, tanto en términos económicos como en términos sociales. Hoy las áreas de recursos humanos están más activas que nunca. En ese sentido, quisiera preguntarte cuál es la responsabilidad social de aeiotu Fundación Carulla con sus colaboradores en este período de crisis.

Leidy: Digamos que desde que empezó toda esta contingencia lo que hemos buscado es proteger a todos nuestros colaboradores en estos momentos y a sus familias, por supuesto. Entonces apenas arrancó todo este periodo lo que hicimos fue que implementamos el trabajo en casa, de acuerdo a las indicaciones dadas también por el Gobierno Nacional.

Empezamos a identificar los procesos que podíamos empezar a ajustar para que la gente pudiese llevar su trabajo a casa, ajustar también nuestros procesos de cuidado y bienestar para todos los equipos, hicimos algo que nos pareció muy valioso y que nos pareció muy interesante y fue establecer unas coordenadas de trabajo en casa para que los equipos en esta nueva modalidad también tuvieran la línea de cómo íbamos a comportarnos o cómo iban a ser las reglas del juego en estos momentos, ya que para todos no es un secreto que una cosa es trabajar en la oficina en donde uno tiene unos límites y en la casa queda un poco desdibujado eso porque ya estás en un espacio en donde compartes varios roles a la vez.

Entonces pensamos en unas coordenadas como los lineamientos que le dieran a la persona una idea de “esto es lo que estábamos buscando desde el trabajo en casa”. Entonces respetar los espacios de reunión, entendemos que todos estamos desde la casa y que allí hay diversos roles, pues ya no es solamente una hora de almuerzo, sino que también hay que pensar en el momento, en la hora en la que lo preparo con anterioridad, el momento de las personas que tienen hijos, de acompañar a sus hijos en los procesos escolares virtuales, entonces creo que la responsabilidad ha sido siempre promover que nuestros equipos sigan trabajando en casa.

Ha pasado algo y es que nosotros estamos en la primera línea de atención por el propósito y el objetivo que tenemos con la educación de la primera infancia en el país, entonces hay momentos en donde algunas personas deben salir a los centros de atención para hacer diferentes procesos. Entonces hemos implementado espacios de seguimiento, cartas de autorización para que puedan movilizarse con total tranquilidad, proveer los elementos de protección personal para que puedan salir. Creo que la responsabilidad es continuar trabajando para que también todos estemos bien estables, pero cuidándonos un montón y protegiendo a nuestros colaboradores y dándoles unas líneas claras para que su trabajo en casa también sea muy tranquilo.

CompuTrabajo: Ahora te quiero preguntar con qué herramientas cuentan o han contado ustedes para lograr hacer esa implementación del trabajo en casa y qué barreras o retos han logrado encontrar y si los han ido superando, cómo lo han hecho.

Leidy: Yo creo que en este proceso ninguna organización estaba preparada, pero creo que lo más importante es ver las opciones cercanas que tenemos. Seguramente ninguna organización tenía todas las herramientas o los implementos a la mano para arrancar este proceso de trabajo en casa.

Lo que hicimos allí fue empezar a identificar las primeras necesidades. “Vamos a trabajar en casa, cómo lo vamos a hacer, quiénes cuentan con herramientas básicas como Internet. Como no tienes computador, puedes llevarte el computador de la oficina a la casa o si finalmente no tenemos un computador para llevarte la casa porque en tu cotidianidad no usabas un computador”.

Entonces miramos y por medio del celular podemos asegurar la conectividad y el curso tranquilo de los procesos que veníamos haciendo. Ha sido un análisis constante porque además cada día surgen nuevas ideas de herramientas que podemos darles nuevos formatos, nuevas maneras de hacer el reporte, nuevas maneras de conectarnos y creo que aquí también la clave. Todas las barreras y retos que nos hemos encontrado es entender y ser muy propositivos frente a la realidad en la que estamos

Nos preguntamos ¿De qué manera o con que alternativa contamos con la que podamos buscar la solución para lograrlo y seguir mejorando todas estas prácticas, para que las personas sigan trabajando en casa de manera adecuada? Creo que las herramientas digitales que se han venido desarrollando a nivel global han sido muy valiosas para generar esta cercanía que ya no tenemos como estar en una oficina o en una sala de reuniones.

Estas herramientas que nos han permitido reunirnos, que nos han permitido seguir en constante contacto. También hay algo que me parece importante mencionar es que las herramientas de trabajo también involucran unos procesos que hacemos para mejorarlo. Entonces, ver cómo ahora vamos a hacer seguimiento, porque también es un poco el proceso de confiar y mejorar en la práctica de la confianza.

CompuTrabajo: Teniendo en cuenta que la mayoría de personas, por no decir que todas, nos encontramos trabajando desde casa, es relevante la confianza del colaborador en la empresa que se va a preocupar y va a garantizar su salud, y por parte también de la empresa esa confianza en el colaborador de que va a hacer su trabajo como corresponde aun cuando no se encuentre en la oficina, en ese sentido, ¿cómo han podido ustedes dirigir a sus equipos precisamente desde la distancia? y ¿qué tipo de liderazgo o de liderazgos son los que ustedes han necesitado para poder lograrlo?

Leidy: Aquí la clave es un liderazgo adaptativo, un liderazgo que se acopla a las nuevas circunstancias y un liderazgo que realmente parte desde esa confianza y desde esos procesos en los que ayudamos a los demás a adaptarse. Seguramente si yo estoy seguro de que estoy dándole lo mejor a mi equipo para que cumpla sus procesos y logre los resultados y los objetivos que tiene a su cargo, y estoy segura de que lo estoy haciendo, seguramente mi confianza va a incrementar.

Es un proceso bidireccional. Lo que hemos realizado es tener una comunicación abierta. Esto es súper importante, la confianza y la comunicación abierta en la que el colaborador pueda decirte “oye, hoy tengo de 8 a 9 una reunión con el profesor de mis hijos” o “tengo de 9 a 10 X reunión”. Es como una comunicación constante que le permita también al otro saber que puede contar con su supervisor o que puede contar con la persona de su equipo para ciertos procesos.

Cada persona trata de manejar sus horarios en el término, obviamente, de cumplir los resultados. Creo que aquí empieza a verse un poco esa dinámica de que empezamos a trabajar es por cumplir unos resultados y unos objetivos que nos proponemos y no por hacer muchas cosas diferentes al día que no son tan prioritarias.

Ha sido una dirección desde la confianza, desde la comunicación abierta, desde saber en qué estamos, desde una línea clara de qué es lo que queremos, cómo lo vamos a lograr, cómo lo vamos a hacer y saber que las personas tienen todo lo necesario para ir avanzando en esos procesos.

Creo que es un liderazgo totalmente adaptativo en el que necesitamos las organizaciones y ese liderazgo adaptativo también implica entender y ser empático con la realidad de los otros, que eso a veces digamos como organización puede costar. Porque uno antes sabía todo lo que estaban haciendo un poco, ahora desde la distancia, ¿cómo lo hago entonces? Es también revisar y ser empático con la situación en la que estamos todos. Que si estamos en la reunión y llora el niño atrás es porque implica y son las dinámicas del trabajo en casa, que si llamé no me contestaste implica que pronto tuviste que bajar a recibir el domicilio y no implica que no estés cumpliendo con tus funciones.

Esos acuerdos o coordenadas que te hablaba al inicio de la entrevista son las que nos han servido para que realmente las personas sepan en qué límites puede moverse, por ejemplo, si no contestas, devuelve la llamada o escribe un mensaje de que estás en reunión, porque además antes por ejemplo, yo sabía que tú estabas en una reunión porque quizás pasaba y te veía en una sala, ahora no. Ahora uno está en reunión y quizás le están escribiendo por WhatsApp, porque uno no sabe en qué está el otro y piensa que quizás está disponible en ese momento.

Entonces se trata de mantener una comunicación constante, fluida, entender las dinámicas de cada rol que tiene la casa, cada persona. Es también clave que cada coordinador o supervisor conozca a su equipo y las particularidades que tiene y esa manera también pueda definir los planes y acciones para que finalmente el trabajo en casa de una experiencia enriquecedora dentro de todo este proceso de contingencia que estamos teniendo.

CompuTrabajo: Ahora queremos saber cuál es el sentimiento generalizado de las personas en aeiotu Fundación Carulla y si se tienen previstos o tienen establecidos algunos protocolos en el caso de que haya alguna persona cuyo ánimo pueda flaquear.

Leidy: El sentimiento generalizado a hoy ha sido ya un poco más de adaptación. Hay retos en procesos que estamos adaptándonos, que estamos acogiendo, que estamos transformando. Entonces digamos que esto también hace parte de toda una gestión del cambio porque finalmente todo esto implica un cambio.

Los equipos a hoy ya están mucho más acoplados, con un sentimiento más de control sobre toda la situación y todo lo que implica estar trabajando desde la casa, que creo que al inicio era una de las cosas que más lo hacía flaquear a uno y era decir “¿qué hago aquí? ¿Será que me levanto a las siete y termino a las 5:30 o me alargo?

Ya hoy estamos mucho más adaptados y las personas actualmente se sienten mucho más tranquilas y digamos que previstos para levantar un poco, como tú dices, cuando el ánimo decae es importante tener en cuenta: es precisamente cómo las condiciones emocionales de las personas en estos momentos pueden variar y estar atentos a esas situaciones que se puedan presentar para acompañarlos. Entonces hacemos acompañamiento desde el área de gestión humana, muy cercanas, porque realmente siempre nos hemos caracterizado también por tener una cultura muy cercana y muy abierta. Es poder estar muy cercano para poder brindar esa primera contención emocional a quien lo necesite.

Y aquí también hay cosas muy importantes y es contar con esos aliados que como organización se tienen, como por ejemplo la A R.L.  con la cual logramos establecer también un canal de atención psicológica para las personas que en algún momento lo requieran, porque se sientan sobrepasadas por sus emociones. Entonces eso también ayuda a que estas personas encuentren unos canales importantes y adecuados para poder empezar a sentirse mejor.

Hemos trabajado mucho también en el bienestar emocional de nuestros colaboradores y hemos trabajado y seguimos pensando en cómo llevar el bienestar de todos esos programas de bienestar que teníamos planeados para la presencialidad, cómo llevarlos hasta las casas. Aquí nos preguntamos ¿qué estrategias podemos usar para celebrar?, por ejemplo, en nuestra fundación, algo muy importante es el maestro, entonces ¿Cómo celebrar el Día del Maestro con ellos desde la distancia, cuando antes era mucho más fácil hacer una celebración y un reconocimiento a ellos en el propio centro?

Y así hemos venido también trabajando en estar muy atentos a las dinámicas emocionales que por supuesto trae esta contingencia y buscar las mejores formas de continuar brindando soporte y escuchando también mucho, que se impartan la comunicación por ejemplo en “este proceso me parece que está requiriendo de más trabajo”, entonces empezamos a buscar la manera en la que podamos modificarlo, en la que podamos trabajar con los diferentes aliados de los procesos para que podamos minimizar la tarea, que sea mucho más sencilla también, pero que igual tenga la misma calidad. Ha sido como un trabajo muy desde la articulación de todos para pensar en el bienestar de todos nuestros colaboradores.

CompuTrabajo: Me gustaría preguntarte si ustedes continúan en estos momentos con los procesos de contratación activos, cómo ha sido este tema de reclutamiento durante esta contingencia.

Leidy: Dentro de los procesos de selección sí ha bajado la carga a nivel de reclutamiento porque también se estabilizó un poco la rotación que se tenía normalmente dentro de la organización, pero continuamos haciendo algunos procesos de selección que están saliendo y lo que hemos hecho como área también dentro de la organización es enfocarnos precisamente en esas estrategias que te estaba mencionando anteriormente.

Nos hemos volcado ya el tiempo que invertíamos en selección, lo estamos invirtiendo en esos nuevos protocolos, en esos nuevos procesos, en esas nuevas estrategias para llevar el bienestar a la casa, para cumplir también con todas las normas que esta contingencia del Covid-19 ha traído en términos de salud y seguridad en el trabajo.

Hemos empezado a pensar también las nuevas estrategias de desarrollo de nuestros equipos para ya a partir, digamos que este segundo semestre, retomar planes de desarrollo, retomar formaciones y capacitaciones. También el tema de bienestar y empezando a pensar todos los procesos, porque todos los procesos también cambian.

Entonces, ¿cómo vamos a medir clima? ¿A partir de qué variables vamos a medir el clima este año? ¿Cuáles van a ser las nuevas competencias a medir de acuerdo a esta contingencia en nuestras evaluaciones de desempeño? ¿cómo vamos a analizar y cómo vamos a seguir acompañando a los equipos? ¿Cuáles son esas competencias que dentro de este marco de trabajo en casa hemos visto que nuestros líderes tienen que fortalecer, que nuestros colaboradores tienen que fortalecer y cómo las vamos a empezar a trabajar? Ha sido también una oportunidad de repensarnos muchos procesos para que se ajusten a la realidad que tenemos ahorita, pero también de innovar.

Ha sido también una oportunidad interesante de reconocer toda la capacidad y la buena gestión y estrategia que hemos tenido como organización. Es repensarnos, reinventarnos un poco, que creo que ha sido como una de las palabras que más hemos escuchado en estas épocas de cuarentena, pero creo que define todo lo que todas las organizaciones y todas las personas han venido haciendo.

 Empezar a sacar lo mejor de sí para aportar no solamente a toda la situación de salud, sino aportar al bienestar de los equipos, de las familias, de en este caso, de nuestros niños, entonces creo que ha sido un proceso también de articularnos e innovar en muchos procesos que hemos querido sacar como organización.

CompuTrabajo: Ya para ir cerrando nuestra entrevista ¿qué mensajes le quieres transmitir al talento con el que trabajas.

Leidy: Bueno, yo creo que hay talento con el que trabajo, un mensaje que lo están haciendo muy bien, que, por supuesto siempre podemos seguir haciéndolo mejor porque es el objetivo, no solamente en contingencias, sino el objetivo de toda organización, hacerlo bien y cada día hacerlo mejor. Creo que hemos tenido muchos avances y grandes oportunidades para aprender y reaprender aquellas cosas que no teníamos tan involucradas en nuestros procesos.

Y también quisiera un mensaje para las personas que escuchen esta entrevista: Hay que generar  una cultura del trabajo en casa basada en los límites del respeto, en los límites de lo importante que es el equipo para la organización, abriendo los canales de comunicación y estableciendo unas líneas claras de trabajo de qué es lo que esperamos, cómo nos vamos a movilizar para que realmente el trabajo sea un trabajo enriquecedor, que es un trabajo que la gente siente que tiene un propósito y que lo está haciendo bien.

Creo que sí, es algo muy importante para todos en este momento y es pensarnos en cuidarnos a todos y no solamente en cuidarnos en relación al uso de elementos de tapabocas y demás sino es cuidarnos también desde nuestros propios procesos al interior de la organización.

CompuTrabajo:  Aquí hay que resaltar varios puntos de toda la conversación con Leidy Maldonado, Coordinadora de Gestión Humana de AEIOTÚ Fundación Carulla, en primer lugar, debemos entender y ser empáticos con estas realidades que están viviendo los diferentes equipos y los colaboradores trabajan en su casa. Hay que resaltar también todo este proceso de innovación para la gestión en que son propositivos, en que utilizan las herramientas digitales para seguir manteniendo esa cercanía, ese contacto y  muy importante destacar también el liderazgo adaptativo que se basa en la confianza, en la comunicación abierta, porque de esta manera han logrado llegar a acuerdos con los colaboradores y de esta manera también es más sencillo agilizar todo el proceso de acompañamiento y en términos generales, la reinvención en esta coyuntura que estamos atravesando.

Eso fue todo, por ahora nuestro CompuTrabajo Con Talento. En los próximos días iremos compartiendo los testimonios de cómo las empresas en este país han tenido que encajar estos momentos laborales con la situación que estamos viviendo.

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