Optimizar la gestión del trabajo en la distancia

ladrones_tiempo

Ladrones de tiempo y buenas formas de liderar en la distancia

El trabajo en remoto se ha instaurado y aunque no todas las empresas lo implanten al 100%, seguramente los profesionales podrán trabajar desde casa algunos días de la semana. Ante este nuevo panorama, los líderes deberán adaptarse para gestionar al equipo remotamente.

Una de las tendencias en Recursos Humanos para este 2021 es la gestión del equipo de trabajo en remoto o semipresencial, pues tras varios meses de trabajo en remoto, obligatorio por la pandemia, las empresas han visto las ventajas de contar con equipos eficientes en la distancia.

En la mayoría la productividad ha subido, ha habido una reducción de costes y el absentismo de los colaboradores ha bajado significativamente, y por supuesto, para el colaborador este cambio ha supuesto una mejor conciliación de la vida laboral y la personal.

Aunque ha aumentado el estrés debido al aislamiento social, los buenos líderes han sabido acompañar a su equipo durante todo este largo periodo de incertidumbre.

Sin embargo, la adaptación a esta nueva modalidad ha hecho que surjan ladrones del tiempo que en lugar de favorecer el cambio y la innovación, han sido un lastre en la consecución de los objetivos.

¿Qué son los ladrones de tiempo?

El concepto hace referencia a aquellos hábitos y actividades que hacen malgastar el tiempo mientras se trabaja. Pueden ser pequeñas interrupciones, pausas injustificadas o bien urgencias mal pedidas.

Varios estudios realizados en el ámbito de los Recursos Humanos, dice que los ladrones de tiempo reducen entre un 50 y un 70% la cantidad de horas reales de trabajo, y afectan la concentración y los niveles de atención.

Debemos pensar que cada interrupción supone entre 6 y nueve minutos el retraso de remprender de nuevo la actividad que se estaba llevando a cabo.

Los más frecuentes

Existen dos tipos de ladrones de tiempo; los internos, que son aquellos que surgen del propio colaborador, y los externos, que pueden estar relacionados a actividades laborales o incertidumbres de la operación misma.

Internos:

  • Multitarea
  • Poca planificación
  • No delegar trabajo
  • Procrastinar
  • No saber decir que no

Externos:

  • Correo electrónico, chats, teléfono …
  • Reuniones de trabajo
  • Peticiones de otros compañeros

Cada colaborador debe lidiar con esto de forma continua. Si está en casa se le puede añadir el problema de responder a la puerta, tareas domésticas, niños en horario escolar o quehaceres personales.

Si bien es cierto que todos tenemos estos ladrones de tiempo y debemos saber gestionarlos, es importante que desde el área de recursos humanos se den indicaciones y consejos para optimizar el tiempo. En referencia a esto, la formación del líder será esencial para combatir a nivel departamental la pérdida de tiempo.

¿Por qué formar a los líderes? Solo 1 de cada 10 personas es un líder natural. Así que por probabilidad, no todos los directores de departamento lo serán. La formación permite ajustar las habilidades innatas de cada uno y aprender nuevas capacidades para hacer frente a la gestión de personal.

Con el cambio de trabajo semipresencial, el líder tiene mayor peso en las tareas diarias y en el control de la productividad de su equipo.

Cómo combatir a los ladrones de tiempo

Como siempre que existe un problema, verbalizarlo puede ayudar a solucionarlo. Es necesario saber exactamente qué te quita tiempo. Identificar esas tareas o interrupciones que dificultan tu concentración es el primer paso para combatirlo.

En segundo lugar, debes saber si es una cuestión de organización personal o bien radica en agentes externos. Es importante aconsejar a nuestros colaboradores que realicen de forma diaria o semanal un listado de tareas según la importancia de estas.

Por ejemplo, esta lista puede ser modificada, pero el puesto número uno, pasará al dos. De este modo siempre tendremos en mente cuál es el siguiente paso.

Si la desconexión viene por una petición externa, el colaborador debe saber si es más urgente o no y cuándo podría tenerlo. En caso de duda, el líder debe estar siempre accesible durante el horario laboral para poder aclarar las urgencias del departamento y la escala de importancia.

Pautas para luchar contra la desconcentración

Aquí van algunos consejos que como equipo y empresa podéis implementar.

  • Dedicar dos momentos al día a revisar el correo: también puede ser tras terminar cada tarea. Si hay algo urgente, seguramente te contacten por otra vía, así que no te preocupes y cierra el correo cuando quieras una máxima concentración.
  • Chat interno: la mayoría de herramientas de comunicación permiten poner si estás disponible o no. En caso de tener entre manos una labor ardua y que requiera mucha concentración, pon el letrero de no disponible. Los jefes deben indicar a los colaboradores que esto está bien, muchos trabajadores al estar en casa, se preocupan por estar disponibles todo el rato y a veces esto es contraproducente.
  • Reuniones eficientes: es importante que a la hora de planificar una reunión se comuniquen los puntos a tratar y todo el mundo lleve el trabajo preparado. Las reuniones son una de las acciones que más tiempo quitan al equipo. Ahora, en plena época de videollamadas, parece que la conexión de este tipo es esencial, aunque no siempre productivo. Para realizar una buena reunión es importante bloquear un tiempo, hora de inicio y fin, y ajustarse a él.
  • Planificación y lista de prioridades: tal y como hemos comentado, tener un calendario con las tareas ayudará a todos los miembros a saber qué objetivos hay durante la semana y las fechas límite. Esta planificación también permite usar la hora más productiva del día a la tarea más importante. No siempre lo más urgente es lo que más concentración necesita. Ten esto presente.

No todas las horas que estamos en la oficina somos productivos. De hecho, se calcula que la media de horas productivas en un trabajador es de 6:34 horas. El teletrabajo y su flexibilización permite repercutir de manera directa a la productividad y quita ese presencialismo innecesario y poco útil para la empresa.

Trabajar por proyectos o bloques se ha convertido en una máxima durante estos meses. ¿Por qué cambiar algo que ha funcionado durante una crisis mundial?

Ahora es el momento de que todos nos adaptemos a estos cambios que probablemente se mantendrán permanentes en los próximos años. Ayuda a tu equipo a gestionar su tiempo y ser más eficiente; el premio es poder conciliar mejor la vida laboral y la personal.


Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *