Navidad: consejos para gestionar las vacaciones de los empleados

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Diciembre se acerca y el departamento de Recursos Humanos empieza su campaña de Navidad, es decir, gestionar las vacaciones de los empleados, los beneficios adicionales y los eventos virtuales para fomentar el trabajo en equipo.

Para una buena gestión de las vacaciones es crucial tener en cuenta los convenios y contratos, conocer el orden de prioridad y tener un calendario de vacaciones de cada colaborador. Cada vez gestionarlo es más difícil y es por eso por lo que contar con un software de gestión de personas agiliza y facilita la coordinación.

En empresas pequeñas puede ser más fácil, pero conforme se amplia el número de colaboradores, la tarea requiere de más tiempo y gestión, así como de una planificación previa.

Cada empresa tiene un sistema diferente de gestionarlas y a veces eso acaba repercutiendo en el departamento de Recursos Humanos, que se ve abrumado por la cantidad de peticiones de última hora más el trabajo adicional que supone preparar el resto de las tareas asociadas a la campaña de Navidad.

Tanto el área de RR.HH. como el jefe del departamento deben asegurar la actividad de la empresa y dar respuesta a las necesidades reales de cada periodo vacacional.

Aquí van algunos consejos para realizar una buena gestión de las vacaciones.

Establece un orden de prioridad

A la hora de pedir vacaciones, es necesario que el jefe del equipo dé ciertas directrices para evitar que el departamento quede vacío. Una de esas directrices puede ser el orden de prioridad.

  • Antigüedad: los colaboradores que lleven más tiempo trabajando en la empresa podrán pedir los primeros los días que quieren de vacaciones.
  • Aquellos que son padres: si tienen hijos es importante favorecer la conciliación familiar. Estos colaboradores podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares
  • Rotativo: es importante para evitar un favoritismo constante, la empresa puede establecer un orden rotativo para que no siempre sean los mismos los que elijan primero los días.

Como área de Recursos Humanos es importante que tengas una estrategia al respecto y dejes claro al jefe de los departamentos qué política prima para evitar malestar o problemas a la hora de escoger los días libres.

Convenios y contratos

Es necesario que tengas en mente los contratos de los colaboradores. Si hay empleados que terminarán el contrato o tienen menos días de vacaciones, tenlos presentes para comunicarlo al líder del departamento.

Los convenios también deberán estar presente en la elaboración de la estrategia. ¿Cuántos días libres tienen por año? ¿Cómo se gestionan las horas extra? ¿Hay días de asuntos personales? ¿Hasta qué día pueden disfrutar las vacaciones del año natural?

Todas estas preguntas deben tener una respuesta clara y un plan de acción asociado. Esta planificación evitará conflictos o descuadres.

Calendario de vacaciones

Es importante tener un calendario de las vacaciones. En ese calendario por departamentos los líderes deberán tener en cuenta los picos de trabajo, las fiestas nacionales, los eventos programados o las semanas previas a dichos eventos.

Hacer el cuadrante de las vacaciones es un reto tanto para los líderes de las áreas como para el departamento de Recursos Humanos.

Hasta ahora muchos jefes tenían sistemas distintos de planificar las vacaciones. Podía ser un listado elaborado de forma manual, una hoja de Excel o anotaciones en su propio calendario de email.

Con la necesidad de gestionar diferentes colaboradores y ver a nivel global cómo queda la empresa, cada vez más organizaciones usan un software de gestión de personas.

La mayoría de las herramientas de gestión de talento tienen una funcionalidad para que cada colaborador sepa cuántos días de vacaciones tiene y haga las peticiones directamente a su jefe.

El mánager podrá aprobarlas o rechazarlas según las consideraciones comentadas anteriormente. Podrá ver de forma visual los días de todos sus colaboradores y sus peticiones. De este modo si hay una semana donde hay muchas coincidencias podrá tenerlo en mente para aceptar o rechazar dichas solicitudes.

Esto facilita muchísimo la tarea del mánager y permite implementar una estrategia clara de asignación de vacaciones, evitando el descontrol del área o el malestar del equipo.

Si un colaborador cree que hay favoritismos puede afectar a su rendimiento y productividad. El tema de las vacaciones siempre genera mucha controversia dentro de los departamentos.

Usando una herramienta digital es menos probable que se incurra en favoritismos o errores humanos, como decir que sí y luego tener que comunicarle que es imposible que se tome esos días.

Experiencia del empleado

Uno de los principales problemas derivados de la gestión de las vacaciones son los conflictos internos. Estos se producen por tiranteces a la hora de escoger los días, así como por la percepción de que hay favoritos dentro de cada área.

Es necesario que el departamento de Gestión de Talento establezca una estrategia clara al respecto y que esta pueda ser consultada de forma continua por los colaboradores.

Cualquier acción que implique un conflicto interno debe ser tenido en cuenta por RR.HH. que será el responsable de establecer el ciclo de vida de cada colaborador y la experiencia que este tiene dentro de la empresa.

Del mismo modo, es necesario formar a los líderes para que sepan gestionar de forma equitativa el tema de las vacaciones y puedan solventar cualquier problema derivado de estas peticiones.

Será importante enseñarles cómo usar la herramienta así como comunicar el porqué se ha rechazado una solicitud. La comunicación es clave para dar una buena experiencia al empleado y mantener un clima laboral agradable.

Crear espacios comunicativos hará que los colaboradores se sientan cómodos y respetados. Cualquier demanda de vacaciones debe realizarse a través del canal oficial para evitar malentendidos o que se pierdan las solicitudes por el camino y no reciban nunca una respuesta.

El uso de la tecnología para gestionar las vacaciones será un alivio para el mánager, que dejará de lado las hojas de excel o listados, y también para el departamento de Recursos Humanos que verá su carga aliviada en estos periodos de mayor trabajo.

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