KPIs, los principales aliados en tus reclutamientos

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Los indicadores clave (KPI) son aliados a la hora de conocer de primera mano la eficiencia de tus reclutamientos y contrataciones. No es una novedad que los análisis y las métricas se han vuelto una herramienta esencial para el área de Recursos Humanos.

Esta información permite a los gestores argumentar las decisiones, conocer si todo va bien y convencer a los gerentes.

Aunque antes solo de usaban de forma puntual a final de mes, trimestre o año, actualmente tenemos acceso a data en tiempo real que nos permite ajustar mejor las decisiones y adaptarnos a las necesidades y estrategias que estamos llevando a cabo.

El uso de KPI adaptados a la contratación es parte de un proceso continuo de mejora donde todos los implicados pueden tener constancia de los resultados. Esto permite ahorrar tiempo y dinero, a la vez que facilita la motivación por parte de los integrantes del área de talento.

Cultura de datos, el primer paso

Hay empresas o áreas de RR.HH. que aún no tienen una cultura de datos. Sin embargo, según Forbes los equipos de recursos humanos que están orientados a una cultura de análisis de datos son 4 veces más fiables para sus gerentes.

Las decisiones empresariales deben basarse en números y datos para poder conocer, y no interpretar, qué sucede en el mercado y cómo la empresa se está adaptando.

Los procesos de contratación son actividades realizadas por y para personas, y son cuantificables; los resultados de los KPIs permiten optimizar la estrategia y evitar errores que se deriven de su desempeño diario.

Los pasos para entrar de lleno en la cultura de datos son:

  1. Definir los objetivos
  2. Elaboración de los KPIs
  3. Recogida de los datos
  4. Análisis y evaluación de la eficacia del proceso
  5. Conclusiones y acciones de corrección

Una vez diseñado el plan de medición, consiste en repetir las acciones e ir revisando de forma permanente su evolución. Los KPI deben adaptarse cada año según el objetivo del área y la información debe almacenarse para poder ir viendo la evolución del departamento a largo plazo.

Los indicadores se han vuelto indispensables en muchas áreas, desde la administración, publicidad, ventas, y ahora también en la gestión de talento.  Estos se han convertido en herramientas de referencia que permiten que los equipos que los usan se sumen al progreso.

Solo el 32% de las empresas a nivel mundial dedican tiempo a evaluar su proceso de contratación, según datos ofrecidos por la consultoría de Recursos Humanos Hudson; a lo que se suma que 1 de cada 2 contrataciones resulta ser un fracaso al cabo de 18 meses, de acuerdo con Hiring for attitude de Mark Murphy.

Así entonces, parece lógico usar las métricas para conocer mejor el proceso y prevenir los errores y también conocer las piezas clave del proceso.

SherlockHR y su dashboard a tiempo real

Hemos hablado con anterioridad de la necesidad de usar una solución integral de selección de personas para realizar un proceso más efectivo, donde la tecnología es una ayuda para la experiencia del reclutador.

Sin duda, es también es una buena manera de tener controlados los KPIs a tiempo real, teniendo en cuenta los datos gestionados por el aplicativo.

SherlockHR es una solución integral de reclutamiento que trabaja en exclusiva con CompuTrabajo. Cuenta con un dashboard para ver los principales indicadores que intervienen en el reclutamiento.

Por ejemplo, conoce la cantidad de candidatos inscritos por vacantes, el número de vacantes gestionadas y cerradas por cada miembro del equipo, y el tiempo medio de contratación. Además, el equipo de SherlockHR trabaja de forma continua para seguir ofreciendo información y funcionalidades a la herramienta.

Toda esta información visible en el panel de control tanto en datos como en gráficos y puede ser descargada para usarse en presentaciones o bien para analizarla con mayor profundidad. La recogida de datos es automática y la presentación en gráficos permite al reclutador de un solo vistazo saber cómo avanza el departamento.

Principales KPIs del reclutamiento

Vamos a analizar con un poco más de detalle las métricas que interfieren en los procesos y qué datos podemos obtener de ellas.

  • Número de candidaturas recibidas por oferta de empleo: el número nos dará una aproximación de si se cumple con el estándar en todas las ofertas y si se reciben las candidaturas esperadas, lo que permite validar si la vacante y el perfil son acordes a la oferta del mercado.
  • Número de Hojas de Vida recibidas vs candidatos comprobados en la entrevista: esta tasa permite identificar las candidaturas relevantes y ver los pasos y filtros necesarios para llegar a los que más se ajustan.
  • Fuentes de reclutamiento: permite conocer en detalle qué portales, agregadores, páginas web o redes sociales aportan más candidatos de calidad cuando la empresa publica una oferta de empleo, lo que ayuda a anticiparse a las próximas contrataciones e invertir solo en aquellas fuentes que tengan resultados.
  • Tiempo de contratación: tanto el candidato como el departamento de contratación requieren ocupar la vacante con rapidez, lo que define el tiempo de contratación como uno de los retos más importantes del proceso de contratación.
  • La experiencia del candidato: esta es una buena métrica para conocer si el candidato se ha sentido bien durante el proceso, identificando lo que se puede mejorar en próximas ocasiones. Puede calcularse enviando una encuesta o bien en la entrevista final.

Estrategia y formación

Si queremos que nuestro equipo implemente la cultura de los datos es necesario formarlos para que ellos puedan ir analizando sus resultados.

El 85% de los profesionales entrevistados por la consultora Havasu estiman no haber sido formados lo suficiente en este sector. Así pues, como tarea de la empresa es necesario realizar capacitaciones específicas para ello.

Como consejo para llevar a cabo la estrategia es necesario designar una persona responsable de los KPIs y de la configuración, en caso de no tener una solución de reclutamiento integral como SherlockHR que lo recoge y configura de forma automática.

Con los KPIs, los equipos de Recursos Humanos duplican la eficacia de los procesos de selección y reducen los costes. Dos grandes alicientes para pensar en implementar ya la cultura de los indicadores.

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