Guía práctica para el regreso a la oficina

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Poco a poco muchas oficinas, tiendas y fábricas van volviendo a abrir sus puertas físicas. Las empresas y los colaboradores piensan en la vuelta al trabajo y al equipo de Recursos Humanos le toca planificar cómo facilitará esta transición a los colaboradores.

Ya son muchos los sectores y empresas que de manera acelerada han empezado a retornar en el país. Desde el pasado mes de abril con el regreso de los sectores de construcción y manufactura, muchas compañías han vuelto al ruedo de manera gradual

Aunque mucha gente ya tenga ganas de volver a la “normalidad”, lo cierto es que durante 4 meses hemos vivido situaciones de estrés y nos ha tocado adaptarnos con mayor o menor facilidad al cambio. Algunos profesionales han tenido la posibilidad de trabajar desde casa, otros no.

Sin embargo, todos tienen en común los nervios y el estrés de preparar la vuelta. Es necesario tener en cuenta los efectos psicosociales y desarrollar una estrategia para que la transición no sea abrupta ni traumática para el trabajador.

¿Cómo va a ser la vuelta a los centros de trabajo?

Los psicólogos recomiendan establecer horarios claros para planificar la vuelta. El acompañamiento y conocer las medidas de seguridad que ha tomado la empresa son claves para tranquilizarlos y garantizar su seguridad.

En Colombia se han establecido el protocolo de bioseguridad en el que se describen las medidas para la operación de las empresas que se han ido reactivando. Dichas medidas se han establecido de manera general y particular por sector en las empresas.

Aquí van algunos consejos:

  • Plantea un plan de seguridad para todos los colaboradores. Garantiza un espacio de trabajo con distancia entre los trabajadores. Asegúrate que esa distancia sea de mínimo 2 metros entre cada persona y su respectivo puesto de trabajo.
  • Establece y desarrolla los protocolos indicados para tu sector en cuanto a limpieza y desinfección de los espacios como los procedimientos, la regularidad, los elementos, etc.
  • Facilita el lavado de manos con una frecuencia mínima de 3 horas, establece pautas para socializar con los compañeros, qué medidas se ha tomado por parte de la empresa y comunícalo con tiempo para que los colaboradores se familiaricen y estén más tranquilos con la vuelta.
  • La comunicación debe generarse también entre la compañía, la EPS, la ARL y los colaboradores para informar oportunamente cualquier sospecha de síntoma o contacto con personas contagiadas
  • Regreso por fases al centro de trabajo. Ten en cuenta las necesidades de la empresa y elabora una estrategia de vuelta según prioridades. Esto hará que la vuelta sea mucho más organizada y con menos riesgo para la salud.
  • Brinda a tus colaboradores los Elementos de Protección Personal (EPP) para prevenir el contagio de quienes deben trabajar presencialmente.
  • Reorganiza la oficina si es necesario para que puedan trabajar con comodidad. El espacio de trabajo influye en la productividad del trabajador. Así que adecúa el sitio para hacer frente a las nuevas circunstancias.
  • Prepara un manual de reincorporación. Crea una check list para que el colaborador vaya marcando todo lo que debe hacer al incorporarse. En caso de contagio de algún colaborador, debes tener preparado un protocolo de remisión para el tratamiento.
  • Trabajo colaborativo: puede que durante un tiempo conviva el trabajo remoto y el presencial. Asegúrate que cada departamento tiene las herramientas y las estrategias adecuadas para seguir trabajando con normalidad, aunque no toda la plantilla esté físicamente en el mismo lugar.
  • Segmenta a tus colaboradores y crea franjas de entrada y salida escalonada para evitar la congregación de varios colaboradores al mismo tiempo. Flexibiliza los horarios o turnos que permitan seguir la operación y continuar con el trabajo en equipo

Forma a tus líderes para que acompañen al equipo

Una de las mejores formas de asegurarnos que los colaboradores vuelven a la normalidad sin mucho estrés (derivado principalmente de la incertidumbre) es que los líderes desarrollen nuevas formas de liderazgo.

Estos líderes deben saber inspirar a su equipo para afrontar estas dificultades y también motivarlos para que la vuelta no sea traumática.

Es importante fijar bien los propósitos del departamento e instaurar una estrategia con pequeñas metas que hagan que el equipo se sienta realizado.

El área de RR.HH. deberá facilitar estas nuevas claves de liderazgo. Lo podéis hacer con casos de éxito, mostrando ejemplos concretos y también leyendo algunos artículos para implantar acciones concretas para que asimilen la información y la implementen de forma correcta.

Después del desgaste emocional de este año, es importante que los que están al mando de los equipos busquen fórmulas para implicar y estimular a sus equipos.

Trabajo remoto y trabajo presencial, la convivencia

Otro gran reto presente en esta nueva “normalidad” es contar con equipos que siguen en diferentes localizaciones.

El 46% de los directores financieros encuestados por CFO Pulse asegura que están acelerando la puesta en marcha de nuevas formas de trabajo y la automatización como parte de la adaptación a la nueva realidad.

La empresa debe plantearse qué sucederá con el trabajo desde casa. Mientras tanto, la posibilidad de desarrollar el trabajo remoto permite que los que acuden de forma física a la oficina dispongan de más espacio y puedan mantener la distancia de seguridad.

Si durante la cuarentena ya se aplicaron fórmulas para continuar con las reuniones del departamento, ahora, no debe ser diferente.

Sin embargo, tened en cuenta que cuando se hagan reuniones los que están en la oficina deberán seguir los protocolos de seguridad implementados. Los que sigan en modo home office deberán tener claro los horarios, las formas de trabajar y las herramientas para mantener el buen funcionamiento.

Tanto RR.HH. como los mánagers del departamento deben identificar fórmulas eficientes para mejorar la operativa de la empresa y si es posible digitalizarla.

Comprensión y humanidad para retener al talento

La cultura de la organización debe ser empática y tener en cuenta lo que puede estar pasando el colaborador por la vuelta.

Los sentimientos negativos pueden deberse al miedo del contagio, la incertidumbre por saber qué ocurrirá, la ansiedad de coger el transporte público… Mil cosas pueden pasar por su mente.

Intenta hablar con ellos y conocer qué tal se encuentran. Indícales que es importante reducir los retos a acciones pequeñas y asumibles.

Para mejorar su salud mental podéis:

  • Crear un grupo para los que vayan a volver el mismo día.
  • Facilitar herramientas para que hablen sobre cómo se sienten.
  • Programa progresivo para adaptarse poco a poco a los nuevos horarios.
  • Conocer las medidas de seguridad, pero no sobresaturar con información extra.
  • Hacer un listado con las motivaciones para volver.
  • Permitir la desconexión fuera de su horario laboral.
  • Facilitar o promover actividades gratificantes al terminar como, por ejemplo, ejercicios de relajación, meditación, stretching…

Los colaboradores tendrán en cuenta que la empresa piensa en ellos y antepone su salud a la productividad. Este sentimiento puede ser el diferencial entre retener el talento o perderlo en cuanto haya oportunidades laborales en ese rubro.

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