Excel, el peor enemigo del equipo de Recursos Humanos

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El Excel es una buena herramienta para contabilizar y elaborar informes, sin embargo, se convierte en el peor enemigo del reclutador cuando se trata de mantener una base de datos de candidatos.

La tecnología ha llegado para quedarse y el uso del Excel para esta actividad está obsoleto y dificulta el trabajo en equipo.

El escaso tiempo del reclutador

Hasta ahora, el departamento de RRHH ha adaptado esta herramienta para sus propósitos, ya que no contaba con ningún programa para gestionar las necesidades de reclutamiento.

Para encargarse del talento, el Excel se queda corto. Un ejemplo práctico, si todo el equipo de reclutadores debe entrar al documento compartido de Excel y añadir sus anotaciones, eso deja un espacio para equipos grandes, como mucho, de un cuarto de hora para escribir todas las impresiones y evaluaciones de los candidatos que has hecho en el día de hoy.

Otro de los problemas habituales es que, debido a esa dificultad de compartir, cada reclutador acabe creando un sistema propio de gestión de base de datos. Eso provoca tener varios documentos y no saber nunca cuál es el que está actualizado.

¿Estás viendo reflejado tu día a día? Llega la Hoja de Vida de un candidato y la almacenas en tu correo o bien en una carpeta en tu ordenador. Si tienes tiempo la añades a la hoja de cálculo, aunque si las circunstancias apremian y el candidato no ha superado la etapa, seguramente ni se plasme en la base de datos.

El tiempo es oro y normalmente en el departamento ese tiempo no abunda. Eso hace que si en unos meses se abre una vacante y ese candidato vuelve a enviar la HdeV, nadie tiene registrado que ya postuló en una ocasión anterior y si lo contactaste o no.

Toda esa información que reduciría el trabajo no se encuentra en la base de datos y debemos preguntar al resto de compañeros si ellos tienen la HdeV de esa persona. El tiempo invertido es mucho mayor y a veces prefieres añadirlo de nuevo en la base de datos y evitar perder el tiempo buscando donde se encuentra la última versión.

¿Por qué se sigue usando Excel?

Es la eterna pregunta. ¿Por qué se usa una herramienta que no está diseñada para esas funciones?

Puede haber muchas respuestas, pero las principales son: porque es gratuito, por desconocimiento de otras herramientas, por continuar con lo que se hace en el departamento o porque la mayoría de los miembros la conocen y es mucho más rápido que aprender una nueva.

Esas respuestas perpetúan el problema, suele ser más fácil seguir igual que propiciar el cambio, o al menos esa es la creencia popular. 

No importa si tu empresa es pequeña o una multinacional. El Excel está obsoleto para reclutar y dificulta el buen funcionamiento del equipo, independientemente de lo grande que sea.

Una herramienta eficiente y de nueva generación

En anteriores posts ya hemos hablado de esta herramienta. Aunque su nombre asuste, ya que es un Software, pero está diseñado para afrontar los problemas reales, diarios y actuales del departamento de RRHH.

Primero de todo un software de reclutamiento permite automatizar el filtraje de Hojas de Vida, lo que ahorra tiempo a los reclutadores y descarta a los candidatos que no cumplen con el perfil.

Esta herramienta hace seguimiento de los candidatos y envía comunicaciones personalizadas en cada fase del proceso, incluso cuando ese candidato ha sido descartado.

El Smart Recruiting engloba todos estos procesos automáticos, la funcionalidad que permite ahorrar tiempo, costes y aumenta la eficiencia del trabajo diario, al eliminar tareas burocráticas.

El resultado es una base de datos actualizada, con evaluaciones de cada uno de los reclutadores que ha participado en alguno de sus procesos, y que te ayuda a crear una base de talento para necesidades futuras.

Resultados desde el principio

Los beneficios de abandonar el Excel como herramienta de reclutamiento son claros, de todos modos, puedes verlos a continuación:

1. Creación de una base de datos propia y actualizada constantemente y que cumple con la Ley de Protección de Datos (Habeas Data).

2. Acceso a los datos por parte de todo el equipo de forma simultánea, sin esperas.

3. Seguimiento de todas las fases y evaluaciones que ha superado un candidato.

4. Ahorro de tiempo en búsqueda de Hojas de Vida y filtraje.

5. Automatización de comunicación con el candidato.

6. Dashboard con datos para la toma eficiente de decisiones.

Todos estos beneficios repercuten principalmente en los objetivos del departamento. El tiempo que se gana eliminando tareas o peleas con el Excel, se invierte en las personas y en trabajar en el Employer Branding.

Beneficios de contar con una buena reputación

En ciertos sectores, encontrar perfiles especializados y que encajen con nuestra compañía es difícil, pero además el candidato se convierte en el epicentro del proceso de selección y es él quien decide si desarrollar su carrera en tu organización o no.

Las ventajas de trabajar la reputación de marca empleadora son las siguientes:

  • Menor coste por contratación.
  • Mayor base de datos de talento.
  • Menor tiempo invertido para cubrir una vacante.
  • Empleados como embajadores de marca.
  • Menor rotación del personal.
  • Fidelidad de los trabajadores.

Algunas veces es difícil aceptar los cambios y pueden provocar cierto miedo, pero la tecnología puede ayudarte a mejorar tu trabajo diario y evitar esas tareas tediosas que deben realizarse pero que a la larga no ayudan a la consecución de los objetivos de valor, debido a la falta de tiempo.

Si quieres más información no dudes en visitar la página web de Sherlock HR.

3 Comments on “Excel, el peor enemigo del equipo de Recursos Humanos”

  1. Que tristeza que el mejor argumento de venta de un software sea hablar mal de un programa como Excel. Que por cierto no es gratis; hay que comprar la licencia individualmente o en el paquete de Office.

    1. Hola José,
      Tal y como comentamos en el artículo, el Excel es una Hoja de Cálculo, está destinada para eso. No es la herramienta más eficaz para los procesos de selección de personal. Sabemos que actualmente muchos reclutadores lo usan, pero eso no significa que sea totalmente eficaz o qué no haya herramientas mucho más preparadas para ello como lo son los Software de Reclutamiento. No estamos en contra de su uso, eso depende de la política de empresa, pero hacemos la comparación entre lo que se usa actualmente en el mercado y lo que puede mejorar con un software para ver de forma “real” como cambia el proceso y como se digitaliza.
      Un saludo

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