Comunicación automatizada, esencial para la experiencia del candidato

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En toda estrategia de Recursos Humanos debe haber una parte dedicada a la comunicación tanto con los colaboradores como con los candidatos.

Los mensajes en un proceso de selección son vitales para guiar al candidato durante el proceso y mantenerlo informado e interesado. Es una buena manera de darle a la persona una buena experiencia.

Beneficios de mantener a al candidato informado

El 79% de los candidatos odia no recibir información o actualizaciones después de inscribirse a una oferta. Es más, prefieren recibir un mensaje de descartados, que no recibir ninguno.

Según BCG Study, las empresas con buenas prácticas de contratación experimentan un incremento 3 veces mayor de crecimiento que aquellas empresas con pésima experiencia del candidato.

La comunicación uno a uno no es viable, primero por el tiempo disponible del reclutador y luego por la cantidad de candidatos que se inscriben a una vacante (en promedio, se reciben al menos 250 Hojas de Vida para una vacante). Aquí entra Sherlock, el software de nueva generación que permite automatizar y personalizar los mensajes para mantener al candidato informado.

Sherlock HR permite elaborar plantillas para cada posición y además dispone de comunicaciones automáticas que el sistema envía por defecto a los candidatos según la fase en la que se encuentre.

Tipos de comunicación en Sherlock

  1. A candidato
  • Te has inscrito correctamente: este mensaje se envía de forma automática a todos los postulantes, dando tranquilidad al candidato informando que se ha recibido el currículum correctamente.
  • Debes realizar un test: cuando en una de las etapas hayas programado un test, este mensaje se envía de forma automática con el test asignado (inglés, francés, español y test a medida). El candidato recibirá un email en su correo con un enlace para realizar la prueba correspondiente, sin necesidad de asistir presencialmente.
  • Descartado: cuando un candidato no cumple con los requisitos y pasa a la carpeta de descartados, el sistema le envía un mensaje informándole que su candidatura no sigue en el proceso. Este mensaje se puede programar para que, en lugar de llegar a los 5 minutos de la candidatura, llegue a los 7 días de la postulación, con la que la percepción del candidato será que le hemos dedicado tiempo y hemos revisado su CV. Algo que efectivamente se ha hecho, pero al no hacerlo manualmente, se ha hecho con filtros automáticos disponibles en Sherlock. Si te interesa cómo filtrar de forma automática no te pierdas el artículo sobre Smart Recruiting o automatización de procesos.
  • Eres finalista: por el contrario, si el candidato llega a la etapa final, Sherlock envía un mensaje a la persona seleccionada para comunicárselo.
  • Plantillas personalizadas según la etapa: te las explicamos más adelante.

2.Al resto del equipo de reclutadores o personas de la empresa que participan en el proceso de selección

  • Nuevos inscritos: las notificaciones te avisan de los nuevos candidatos que se han inscrito en las vacantes que tienes abiertas. Este aviso es una forma de saber si hay perfiles para revisar y así que la candidatura no se quede parada.
  • Candidato duplicado: es una de las ventajas más competitivas de Sherlock. Si un candidato llega a través de más de un canal, el sistema te avisa para que almacenes solo la Hoja de Vida más completa. Para ello, Sherlock permite combinar ambos currículums y quedarte con una versión personalizada y ampliada. Es un modo fácil, rápido y eficaz de mantener una base de datos activa, actualizada y limpia.
  • Test pendiente de revisar: tal y como sucede con los nuevos candidatos, Sherlock informa al reclutador cuando una persona ha realizado un test y este está pendiente de corrección. Todas estas comunicaciones con el reclutador están pensadas para recordar al equipo las tareas pendientes y evitar el retraso del proceso.

Crea tus propias plantillas

Puedes crear plantillas propias y personalizar el mensaje. Para ello debes entrar en Configuración y buscar en el lateral izquierdo la opción “Plantillas de Email”.

Al hacer clic accederás a una pantalla donde podrás añadir el nombre de la plantilla, el asunto y el texto. Recuerda que cuentas con etiquetas para personalizar el mensaje. Guarda la plantilla y para aplicarlo selecciona el candidato al que se lo quieres mandar y haz clic en el icono del sobre.

En estos casos deberás seleccionar manualmente a qué candidatos les quieres mandar ese correo. Es una buena opción para etapas avanzadas del proceso, donde cuentas con un número manejable de Hojas de Vida.

Buenas prácticas para tus comunicaciones con los candidatos

Personaliza el mensaje

Usa las etiquetas de las que dispone Sherlock para personalizar todos los mensajes con el nombre de la persona y la vacante a la que aplica.

Además, tendrás disponible muchas más etiquetas para que tus mensajes sean lo más detallados y personalizados posibles.

Recuerda que los mensajes personalizados tienen una mejor aceptación y dan al candidato una sensación de que la empresa le ha dedicado tiempo.

Usa los mensajes para transmitir los valores de marca

Cada comunicación con el profesional es una oportunidad de mostrar tu marca y los valores de la empresa.

Usa el libro de estilo para redactar los emails y deja que los mensajes plasmen como es la empresa. Si tienes dudas, un buen consejo es hablar con el departamento de Marketing y Comunicación para que te echen una mano.

Da una buena experiencia al candidato

La experiencia que tiene la persona es importante. Los candidatos se han convertido en los clientes del equipo de recursos humanos, y es por ello que su percepción sobre la compañía dependerá de como haya sido como haya su experiencia en el proceso de selección.

Ten presente que el 80% de los candidatos no volverían a inscribirse a las ofertas de empleo si han tenido una mala experiencia con la empresa. Vivir un proceso de selección positivo ayudará a aumentar tu reputación, te facilitará candidatos para próximas vacantes y además avivará las recomendaciones, atrayendo talento y por tanto, nuevos clientes.

Automatiza parte del proceso

El Smart Recruiting consiste en usar la tecnología a tu alcance para definir el proceso y que el filtraje automático de Hojas de Vida te permita dedicar tiempo a las estrategias de valor.

Entre las partes que puedes automatizar se encuentra el filtraje de currículums, los test, el grado de adecuación, el kit de entrevistas (preguntas y tarjeta de evaluaciones), comunicaciones y elaboración de informes.

Base de candidatos activa y actualizada

Sherlock permite tener una base de datos actualizada pues avisa de todos los candidatos duplicados y también guarda las evaluaciones, test y comentarios que ha hecho un candidato durante cualquier interacción con la compañía.

De este modo no solo queda su currículum almacenado en tu sistema, sino que también todos los contactos y evaluaciones que ha realizado, de este modo, para futuras vacantes puede ser muy útil buscar y contratar nuevo talento.

Tener una base de datos propia puede ayudarte a ahorrar en costos de contratación y agilizar los procesos, ya que, en lugar de publicar el contenido en diversos canales, puedes contactar directamente con el candidato.

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