¿Cómo preparar el presupuesto de RR.HH. para 2021?

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El próximo año llega cargado de desafíos y también de incertidumbre, pero aterrizará en un contexto de mayor adaptabilidad y capacidad de reacción apoyados por la reciente experiencia y por la tecnología. En ese sentido, debemos prepararnos para construir estrategias, adquirir las herramientas y prever las inversiones requeridas para garantizar el logro de los objetivos de nuestro departamento de recursos humanos y los corporativos al tiempo que incrementamos los niveles de satisfacción y productividad de nuestro capital humano.

Para hacerle frente al 2021 es indispensable que desde ya organicemos todos los elementos, herramientas, actividades y demás aspectos de los que nos valdremos para desarrollar las estrategias de nuestra planeación. Esto lo conseguimos gracias a la elaboración del presupuesto para RR.HH.

El mejor camino

Las bases sobre las cuales vamos a elaborar nuestro presupuesto surgirán luego de hacer un diagnóstico que nos va a ayudar a analizar cuál es el mejor camino a tomar. Al margen del tipo de presupuesto que se decida desarrollar, se requieren dos claves indispensables:

  1. Planificación: Es la hoja de ruta para la ejecución de las estrategias establecidas en nuestro departamento. Aquí se deben alinear las retribuciones y volúmenes de nuestra plantilla con los objetivos empresariales y los proyectos de la compañía. Esta planificación también nos ayuda a justificar los gastos, las inversiones y vincular sus actividades con el programa general de trabajo de la organización.
  2. Documentación: La documentación demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización, es por ello por lo que debemos recopilar la documentación necesaria. Aquí es donde se gesta la recopilación de datos.

Ahora, es momento de elegir el tipo de presupuesto con el cual podamos ejecutar la planeación. Existen dos tipos de presupuestos: Incremental y de Base Cero.

El presupuesto incremental es aquel en el que se asignan los recursos según el presupuesto anterior más reciente. Al tomar el ejercicio presupuestario más reciente, será más sencillo determinar los recursos.

En el presupuesto de base cero, se empieza “con la hoja en blanco”. El valor de las inversiones y costos se calculan desde cero, como es natural, tomando como base en los recursos que la empresa necesita para alcanzar sus objetivos de la forma más eficiente.

Aquí, cada partida incluida debe estar justificada antes de ser incorporada. ¿Cuáles con las principales características de cada uno de estos modelos?

Incremental

Base Cero

·  Se basa en un presupuesto anterior.


· Examina costos y beneficios de las nuevas actividades.

· Se sustenta en unidades monetarias

· Concluye con un presupuesto final que se toma o se puede dejar de lado.

·  Comienza con el programa en blanco.


· Examina costos y beneficios de todas las actividades.


·  Se sustenta en objetivos y propósitos. Nuevos enfoques.

· Concluye en alternativas de varios niveles de servicio y costo.

Los dos tipos de presupuestos tiene muchos beneficios. Dependiendo de la realidad de la compañía, sus necesidades, las exigencias de la nueva normalidad, el bienestar y la satisfacción de nuestros colaboradores, y los objetivos empresariales, vamos a poder definir qué tipo de presupuesto es el que mejor se ajusta a las metas propuestas. Nuestra invitación es a realizar una combinación de ambos.

Cuando partimos de un presupuesto basado en el año anterior, tendremos identificadas algunas partidas que deberemos integrar en nuestro presupuesto y de las cuales vamos a poder visualizar su desempeño.

Sin embargo, hacer el ejercicio desde un presupuesto de base cero, nos ayudará a valorar las necesidades que han surgido con la nueva normalidad y encontrar salidas más innovadoras. Ustedes conocen mejor que nadie la realidad y la proyección de las compañías que representan y de seguro determinarán el mejor camino para recorrer.

Los frentes para abordar

Nuestra área engloba varios aspectos fundamentales para la compañía, como bien sabemos, nuestras responsabilidades van más allá de la selección de personal. Desde la gestión de nómina, hasta las contrataciones, pasando por los programas de bienestar, son varios los frentes que debemos tener contemplados en nuestro presupuesto.

Una vez completado el proceso de recopilación de datos, se pueden determinar las categorías que vamos a integrar. Esto nos permitirá determinar en dónde centralizar nuestros esfuerzos dependiendo de las necesidades del departamento y de la compañía en general para el logro de objetivos. Estas categorías están directamente relacionadas con las necesidades y el tamaño de cada empresa:

  1. Nómina
  2. Asesoría legal
  3. Prevención del riesgo
  4. Reclutamiento, selección y Employer Branding
  5. Programas de compensación
  6. Eventos y comunicación interna
  7. Programas de bienestar y salud
  8. Formación

Pero ten en cuenta que lo que no se puede medir, no se puede controlar. Más allá del control, es el seguimiento, el análisis de los procesos para garantizar la efectividad de nuestras estrategias. En la creación de cada una de estas categorías debemos establecer los indicadores que les corresponden, ya que estos nos van a ayudar a medir el desempeño de cada acción y realizar ajustes por el camino, en caso de ser necesario.

Por supuesto, en la planificación deben incluirse las inversiones en herramientas y plataformas tecnológicas que no solo nos ayudarán a la ejecución de tareas, sino que nos va a permitir ahorros tanto en tiempo como en recursos que pueden ser destinados a aspectos más estratégicos de los recursos humanos y la gestión del talento.

Alianzas estratégicas

La correcta planificación de nuestro presupuesto y la ejecución efectiva de las estrategias va a ser posible si trabajamos mancomunadamente con todos los departamentos. Son ellos quienes te pueden mostrar ese camino que tienes que seguir para poder construir una estrategia efectiva que permita al departamento de RR.HH. cumplir con todos y cada uno de los objetivos que se tienen. Recuerda que a través de la comunicación podremos detectar las necesidades que se tienen. Los pilares sobre los que se rigen estas alianzas son:

  1. Involucrar: Para estar alineados en la elaboración del presupuesto, el escenario ideal es aquel en el que convergen el área financiera y la de RR.HH. Así como se toma seriamente la opinión de los jefes financieros dentro de la estrategia de la compañía, se debe tomar la opinión y contribución activa por parte de los jefes de los distintos departamentos para prever el incremento de personas de la organización.
  2. Alinear: Esto se traduce en la coherencia entre las métricas de RR.HH. y de finanzas con los objetivos de la empresa. Las decisiones tomadas que vayan a tener efecto en las metas organizacionales deben enfocarse en datos puntuales presentados por cada área para guiar el establecimiento de objetivos y logros de la compañía. Los líderes de las empresas concuerdan en que los datos obtenidos de Recursos Humanos son requeridos para cumplir con los objetivos de las compañías.
  3. Implementar: Este punto se refiere a la implementación de procesos de revisión de las estrategias de RR.HH. y el área financiera. Una vez se hayan establecido las estrategias por parte de Recursos Humanosy finanzas, se debe establecer e implementar un proceso de revisión y seguimiento para evaluar la eficiencia de las metas establecidas por ambos. Si estas no tienen un adecuado seguimiento y reevaluación (si es necesario) probablemente las empresas tengan pérdidas de dinero en procesos ineficientes de reclutamiento. En este punto podemos compartir la información y datos que arrojan, por ejemplo, las herramienta digitales que permiten recopilarlos para su posterior análisis.

En términos generales, la elaboración de nuestro presupuesto de recursos humanos debe diagnosticar en qué punto estamos y dónde queremos estar, tomar en cuenta la data de los indicadores para establecer las estrategias requeridas, determinar los objetivos organizacionales, analizar los diferentes enfoques para determinar la categoría para la cual vamos a desarrollar el presupuesto, y entender qué costos son inversiones. Asimismo, la tecnología debe hacer parte del logro de objetivos y por ende de nuestros presupuestos. Seguro que vamos a elaborarlo de manera que tengamos un programa integral.

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