¿Cómo implementar el Teletrabajo en este periodo de contingencia?

Tras la reciente declaración de Pandemia por la oleada de casos nuevos de contagios alrededor del mundo del retrovirus Covid-19, diversas empresas han tomado una serie de medidas para proteger la salud de sus colaboradores y reducir los riesgos de propagación.

Sin duda, una alternativa viable para poder hacerle frente a este desafío es el teletrabajo. La posibilidad de trasladar a nuestros colaboradores a sus casas para que puedan desempeñar sus funciones sin necesidad de desplazarlos hacia la oficina.

Es importante mencionar que actualmente, en el caso específico de Colombia, la medida de cuarentena está instaurada para todo el territorio nacional, permitiendo salida a una sola persona por familia únicamente por compras o medicamentos; además de quienes tengan permiso especial (tramitado por cada departamento) o deban caminar a sus mascotas por un máximo de 20 minutos.

Los expertos consideran que el Home Office puede ser un recurso efectivo para no comprometer la estabilidad de las personas que conforman las organizaciones, por ello, te decimos cómo puedes implantarlo:

Herramientas

Trabaja desde “La nube”

El uso de la nube, sin duda favorece significativamente la comunicación abierta con nuestros colaboradores y facilita los esfuerzos con herramientas efectivas que contribuyan a realizar con éxito las tareas asignadas.

  1. Google Docs: Este recurso te permitirá compartir cualquier documento en formato Word, Excel o Power Point. Puedes trabajar con los documentos en tiempo real y es ideal para trabajar a distancia y llevar un control de los avances del equipo en el proyecto, así como compartirles un feedback de manera inmediata.
  2. Dropbox: Esta herramienta permite subir todos los archivos a la nube para que se pueda acceder a ellos desde cualquier computadora, tablet o smartphone y se pueden compartir hasta 5 GB de información con un número de personas ilimitado y de forma gratuita.
  3. Evernote: Esta aplicación es muy simple, pero resulta funcional cuando se trabaja a distancia, ya que se pueden crear en ella notas de voz, textos, audios e imágenes que se pueden sincronizar con los dispositivos. Esta puede resultar una buena forma de fijar recordatorios de actividades.

Otras herramientas muy efectivas para equipos de trabajo y gestión de proyectos son:

  1. a) Slack: Para la comunicación directa y con la posibilidad de buscar entre las conversaciones de manera muy efectiva. Además, cuenta con la posibilidad de integrar aplicaciones de terceros como es el caso de Google Docs.
  2. b) Asana: Te permite organizar y ejecutar tareas diarias, tanto tuyas como de tu equipo, además de ayudarte a conseguir los resultados que quieres.
  3. c) Base Camp: Si tu principal preocupación es la colaboración y la comunicación con los miembros de tu equipo, Basecampes para ti.

Esta herramienta de gestión de proyectos incluye funcionalidades que facilitan la gestión y organización de tareas, hojas de cálculo y documentos colaborativos. Es un buen sistema para empezar si nunca has utilizado un gestor de proyectos

Para mantener videoconferencias con más de 4 personas, existen herramientas como Zoom, Webex o Microsoft Team.

Utiliza el correo electrónico como medio oficial para establecer comunicación directa con tus colaboradores.

En este sentido, el contar con programas informáticos que digitalicen procesos y que permitan a los colaboradores trabajar desde donde estén, también convierten al teletrabajo en una posibilidad viable para el cumplimiento de objetivos, ya que se establece una relación formal de cooperación entre el equipo, el líder y la empresa misma.

En este sentido y, para el desarrollo específico de tus tareas de gestor del talento, en estado de home office, te recomendamos SherlcockHR, que digitaliza los procesos de reclutamiento y te permite video entrevistas, hace especial hincapié en la comunicación con el candidato y mantiene la comunicación en la misma herramienta, entre todos los miembros que participan en el proceso.

Seguridad

El home office implantado con tanta celeridad en empresas que no tienen el hábito puede conllevar que no se tengan en cuenta algunas medidas de ciberseguridad. Pero, teniendo unas recomendaciones básicas y sencillas, es posible reforzar la seguridad de los equipos en esos entornos domésticos. Como recomendaciones:

  • Trabaja con las últimas actualizaciones de los programas que se usen.
  • Utiliza tan solo aplicaciones de confianza y para el trabajo solo las proporcionadas por la empresa.
  • Utiliza redes de Internet de confianza.
  • Escribe uno mismo las direcciones web, no las que te aparecen por defecto como opción sugerida (este es el típico error de enviar información sensible a quien no quieres).
  • Haz copias de seguridad en discos externos cifrados para evitar que se pierda la información.
  • Comunícate a través del correo electrónico del trabajo y no desde el personal.

Protocolos

  • Establecer un canal de comunicación oficial para toda la empresa y con comunicados de forma periódica, generales o por departamento.
  • Establecer un protocolo adecuado a cada empresa que tenga en cuenta:
    • Herramientas de trabajo.
    • Canales de comunicación.
    • Predeterminar los roles para liderar los equipos a distancia
    • Buenas prácticas.
    • Definición de los horarios y que estos se adecúen a las características de cada colaborador.
    • Resúmenes semanales de “lo que hemos hecho y lo que vamos a hacer” al estilo metodología Agile.
    • Es importante verse para mantener la cercanía.

Comunicación

Mantén una comunicación activa con tus colaboradores

De cara a los equipos de trabajo, es vital que el líder promueva una comunicación constante entre las personas para tener una comunicación real. Organiza reuniones en video y muéstrales que no están solos y que el ánimo y el optimismo pueden hacer más venidera esta crisis.

A nivel organizacional, utiliza medios oficiales para mantener informada a tu plantilla de empleados de todos los cambios que se presenten en el día a día. La red social corporativa y la intranet, serán los medios de comunicación que nos permitan comunicar cada paso que se da dentro de la organización ante este periodo de contingencia.

Invita a tus colaboradores a que estén pendientes ante cualquier cambio por estos medios y refrenda tu compromiso con ellos para velar por su seguridad en estos tiempos de crisis y empújalos a que se unan voluntariamente a la causa haciendo lo que les corresponde.

Suma esfuerzos

Este es el momento en el que la confianza que las empresas depositen en sus colaboradores puede rendir grandes frutos. En estos tiempos en los que la crisis es inevitable, realizar nuestro trabajo con voluntad inquebrantable cargada de valentía, optimismo y, sobre todo, responsabilidad, será lo que nos permita salir victoriosos de esta situación.

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