Charlas con Expertos: realidad del trabajo flexible en 2021

Implantación y gestión

En nuestra primera Charla con Expertos hablamos sobre la realidad del trabajo flexible en 2021. El mundo no para y las empresas tampoco.

Hemos vivido un año lleno de aprendizajes y de reinvenciones constantes que nos van a permitir andar con paso firme pero siempre buscando adaptarnos de la mejor manera a las situaciones. La reinvención ha permeado la vida laboral y debemos mejorar las adaptaciones que hicimos a toda prisa al inicio del Covid-19, para ser más efectivos en el actual contexto.

En la primera edición de nuestras Charlas con Expertos tuvimos la oportunidad de conocer los pasos recorridos por La Vital y Bosi al respecto de la flexibilidad del trabajo y sus procesos de adaptación y estrategias para continuar sus operaciones acogiendo estos nuevos modelos de trabajo en 2021.

Flexibilizando el trabajo

Con aciertos y tropiezos, el trabajo se mudó a los hogares. Jaime Henao, Director de Gestión Humana en Bosi, nos comentó que la compañía cuenta con una cultura organizacional de la presencialidad y no se había visualizado la virtualidad, así que cuando se dio la emergencia, se procedió en primer lugar con el seguimiento de las medidas y segundo, con el análisis de las condiciones para el desarrollo del trabajo en la vivienda de los colaboradores.

Procurando velar por el bienestar de su plantilla, Bosi buscó la forma de minimizar alguna posible situación en la salud de sus empleados trabajando en remoto. Con apoyo de la ARL empezaron un programa de capacitación gracias al cual se abordaron diferentes aspectos para que sus colaboradores pudieran ejecutar acciones para adecuarse condiciones laborales apropiadas, como la disposición y acomodación del equipo de cómputo y ergonomía, entre otras.

La invitación de Jaime Henao es a brindar, no solo las herramientas de trabajo, también a empatizar para entender las realidades diversas de los colaboradores, sus roles y el contexto en el que desempeñan sus labores.

Por su parte, en La Vital en septiembre el equipo comenzó a regresar a las oficinas, esta vez, dentro de un modelo de alternancia que siguiera con los protocolos, sin embargo, dieron un paso más allá. En una primera etapa de su modelo de alternancia estuvieron asistiendo por áreas y días. Este modelo les permitió evidenciar la falta de transversalidad, contemplada en su enfoque organizacional.

“Organizamos equipos multifuncionales que comparten el espacio en la oficina. Tenemos unas células de trabajo que vienen los mismos días, hicimos un paro en enero por el pico (de contagios), pero ya estamos en modelo híbrido que nos ha funcionado muy bien. Este año queremos darle fuerza a las metodologías de trabajo ágil, entonces ahí también tendremos células por proyecto que también compartirán en la oficina”.

Paola Pinzón, La Vital

En la actualidad y para este año, todos los puestos de trabajo en La Vital son susceptibles de adoptar el modelo de alternancia. Se deben revisar las funciones y responsabilidades, si requieren un grado alto de interacción. También se evalúan y entregan las herramientas y además se revisan y ajustan los puestos de trabajo. Paola aclaró que esta es una opción que “dejamos abierta” ya que hay colaboradores que, por productividad, conectividad o espacio, prefieren trabajar en oficina. Parte del objetivo es garantizar ese balance entre trabajo y  vida personal, por eso, este modelo es totalmente aceptado por la plantilla.

No olvidemos conectar

Adaptar con celeridad la rutina laboral presencial a un modelo virtual, sin duda fue desafiante. Dos de los muchos retos implícitos en ese contexto fue la fluidez y asertividad en las comunicaciones y el garantizar un alto compromiso y la unidad de sus colaboradores. Estos retos fueron asumidos y superados con éxito al interior de La Vital en donde, se centraron los esfuerzos por mantener a los equipos motivados e informados por medio de actividades virtuales entre las que se encuentran reuniones periódicas, programas de capacitación, comunicación interna, café virtual, entre otras.

Paola Pinzón nos explicó las estrategias implementadas: “En el espacio ´Así vamos´ conectábamos a toda la compañía y les contábamos en qué estábamos, hacia dónde van nuestros objetivos, cómo íbamos. Eso fue un espacio donde nos conectamos. Hicimos también un espacio que llamamos ´AuLa Vital´ y empezamos a hacer formaciones, pero formación de expertos dentro de la compañía de temas muy vigentes. No era solo ir al aprendizaje, sino que nos conectábamos. También creamos un chat interno en el que nos comunicábamos y enviábamos mensajes de apoyo en términos de salud mental y motivacionales. Eso nos ayudó a mantener el equipo cohesionado. Esas actividades fueron vitales para que no se perdiera la motivación y el equipo estuviera comunicado siempre”.

Tecnología como impulso en los RRHH

Una clara protagonista en el desarrollo de nuestras gestiones como departamento de RRHH sin duda ha sido la tecnología. En ese tenor nuestras gestiones se han visto impactadas positivamente en el reclutamiento.

Para Jaime Henao, en su experiencia, la tecnología le ha permitido reportar dos grandes ventajas en su departamento: “Hay una disminución de costos. Nosotros estamos ubicados desde la Guajira hasta el Amazonas, entonces desplazar a un psicólogo para que vaya a hacer una contratación es demasiado costoso. Nosotros, no por pandemia, estamos trabajando la selección virtual, nosotros venimos con la virtualidad hace ya varios años y para nosotros es muy rentable. Ha sido un beneficio en cuanto a temas de tiempo y de costos”.

En el caso de Paola Pinzón, para La Vital, el uso de la tecnología ha supuesto varios beneficios como una mayor y mejor coordinación de agendas con los candidatos, la apertura de vacantes a candidatos en otras geografías e impacta positivamente a nuestra marca empleadora ya que esto muestra que la compañía está a la vanguardia. “Lo mismo con el tema de las valoraciones y las pruebas, lo hemos hecho con tecnología. Tenemos ejercicios de assessment, tenemos casos, los resuelven y nos los presentan a través de videollamada o video entrevista.”. La tecnología ha traído múltiples beneficios.

Desconexión digital laboral

Al interior de La Vital, se tiene contemplado en su estilo de compañía, desde que una persona llega, se respeta el horario de trabajo, que tiene vigencia también en el trabajo en casa a partir de la creación de hábitos laborales y rutinas de inicio y finalización.

En esas políticas, también se establece el ‘no envío’ de solicitudes fuera del horario, a excepción de los casos puntuales como cierre de campaña o montajes de campaña que requieren en ocasiones de un tiempo adicional, sin embargo, en la cultura organizacional y desde las posiciones de liderazgo se fomenta, enseña y promueve el mantenimiento del estilo del respeto al tiempo personal del colaborador.

“Entendemos que el tiempo en casa a veces no puede ser tan delimitado, lo que procuramos como compañía es que sí se delimite por ejemplo el tiempo de las reuniones, como tenemos tantas células de trabajo, tenemos muchas reuniones. Tenemos mucho por aprender”, concluye Paola Pinzón de La Vital.

En palabras de Jaime Henao de Bosi, se debe hacer una sensibilización, no solo a los líderes, sino a los colaboradores en general. Para ello se ha desarrollado una campaña en Bosi, la sensibilización sobre una consideración previa a un contacto fuera del horario laboral en cualquier nivel de la organización. “Antes de llamar pregúntese es ¿urgente o puede esperar a estar en horario?. Si puedes esperar, espera.”

Mucho de lo que vendrá puede ser desconocido, pero no nos será ajeno. La flexibilidad del trabajo es una prueba de ello y, definitivamente, llegó para quedarse. Este modelo nos conduce a pensarnos de una forma aún más humana para permitirnos comprender el día a día del trabajo en casa o en remoto y conciliar acuerdos que nos conlleven al logro de los objetivos y al equilibrio. Las claves: la comunicación constante y la atenta escucha. No olvidemos que colaboradores felices siempre nos aportarán mayor valor.

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