Ahorra tiempo con la automatización de los procesos

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La digitalización ha permitido que muchos departamentos ahorren tiempo y acorten sus procesos gracias a la automatización. Estos procedimientos (métodos o técnicas) llegan también al área de Recursos Humanos.

La automatización permite ganar tiempo en los procesos de selección, los vuelve más ágiles y eficientes, ahorrando tiempo al reclutador en tareas burocráticas o repetitivas y ganando tiempo de calidad con los candidatos.

 

¿Qué es el Smart Recruiting?

El Smart Recruiting o la automatización de procesos consiste en usar la tecnología para optimizar los pasos necesarios para la captación y selección de personal.

Gracias a la automatización el reclutador agiliza la preselección y puede invertir parte de su jornada en las personas, detectando aquellos candidatos que mejor encajen en el perfil de la vacante.

La automatización se produce de la mano de funcionalidades que permiten un filtro casi inmediato de las  Hojas de Vida arrojando una cantidad manejable de candidatos con un alto grado de adecuación a la vacante.

 

Beneficios del Smart Recruiting

Tal y como hemos comentado, el uso de procesos automatizados en la selección de personal aporta estos 4 beneficios principales:

  1. Aumento del tiempo que se le puede dedicar al candidato. Las automatizaciones aplicadas a las diferentes fases del proceso ayudan a filtrar y localizar las Hojas de Vida más adecuadas a la vacante, evitan que se tenga que hacer de una manera manual y evitan las contaminaciones subjetivas o de “urgencia” que pueden hacer que el reclutador pase por alto detalles importantes de las HdeV que revisa. Al reducir el trabajo de preselección manual, aumenta el tiempo que se puede dedicar a cada una de las candidaturas que más se ajustan al perfil.
  2. Aumento de la calidad de Hojas de Vida: al usar filtros automáticos, el número de HdeV adecuados es manejable y con un alto grado de adecuación al perfil que se tenía en mente a la hora de publicar la vacante. Gracias a eso el reclutador puede dedicar tiempo a conocerlo mejor, revisar su HdeV y analizar con detenimiento su postulación.
  3. Mejora la experiencia del candidato: con el uso de Smart Recruiting el candidato va siendo informado de forma automática según avanza o no en el proceso. La comunicación personalizada y continua hace que el candidato se sienta acompañado y tenga una buena experiencia durante el proceso. Esto es sumamente importante, ya que el 80% de los candidatos dicen que no están dispuestos a volver a aplicar a una compañía si esta no les ha notificado el estado de su candidatura. Una mala experiencia del candidato puede hacer que la reputación de marca salga perjudicada, además de que puedes perder clientes y posibles candidatos futuros.
  4. Mejora la efectividad del departamento: gracias al panel de control, puedes conocer los canales que más candidatos aportan, aquellos reclutadores que más contrataciones han llevado a cabo y el tiempo en el que se cubre una vacante.

 

¿Qué partes del proceso podemos automatizar?

Pongamos el foco en las cifras. Cada vacante se publica en una media de 4 canales o más. Si por cada puesto ofertado recibes una media de 250 postulaciones -dependiendo de la vacante muchas veces la cifra es mayor-.

En un proceso normal suelen llegar las candidaturas por más de un canal, a veces incluso duplicadas y, por lo tanto, el trabajo del reclutador también se va multiplicando y a veces se va haciendo inabarcable. Es en estos momentos cuando hemos de recurrir a las herramientas que nos ayudarán a automatizar el proceso y obtener una cantidad manejable y adecuada de HdeV para una vacante. Veamos qué partes del proceso podemos automatizar total o parcialmente:

  1. Publicación de la vacante: gracias al uso de un software de reclutamiento se puede hacer multiposting de la vacante en diferentes canales y así publicar en un clic en diferentes canales y recoger a través de una sola plataforma las candidaturas que llegan, eliminando los duplicados.
  2. Filtraje de Hojas de Vida: Existen diferentes funcionalidades que pueden ayudarnos en la depuración automático de candidatos. Por ejemplo, las preguntas de filtrado o los test permiten ir eliminando candidatos durante el proceso de forma automática.
  3. Kit de entrevistas: Está claro que las entrevistas es uno de los pasos más importantes del proceso y en las que el reclutador puede aportar más valor desde muchos puntos de vista diferentes, pero hay partes de la entrevista que también se pueden automatizar. Sobre todo aquellas etapas previas y posteriores, así como trabajar con información compartida en caso de varios entrevistadores.
  4. Comunicación con el candidato: Todos sabemos que una persona que haya pasado por un proceso y no haya encajado, no quiere decir que no pueda ser una buena opción para el futuro. Por ello es tan importante que, aunque quede descartado, se lleve una buena impresión de nuestra marca, como empleadora. Los mensajes automáticos personalizados que permiten proporcionar feedback en cada parte del proceso, tanto para el candidato como para otros reclutadores implicados en el proceso, logran que nuestro candidato se quede con una buena experiencia de usuario.
  5. Evaluaciones por parte de los miembros del equipo de reclutamiento: crear un sistema de puntuación y compartir la información entre los diferentes miembros permite ahorrar tiempo y eliminar el temido Excel. Estas evaluaciones permiten que una candidatura no quede pendiente y establece qué puntos deben tenerse en cuenta para encontrar al candidato persona.

 

Funcionalidades para automatizar el proceso de selección

Actualmente hay funcionalidades que te ayudarán en tus tareas diarias y que además harán al departamento mucho más eficiente.

Algunas de las funcionalidades están ya disponibles en CompuTrabajo y si aún no las estás usando, ha llegado el momento de hacerlo.

  • Killer Questions: las preguntas de filtrado permiten localizar a aquellos candidatos más aptos para continuar en el proceso o incluso asignarle una puntuación para crear un ranquin. Puedes saber mucho más de esta funcionalidad aquí.
  • Grado de adecuación: este porcentaje se calcula con una fórmula que compara 30 campos entre la vacante y la Hoja de Vida del candidato. La automatización permite que si un candidato no obtiene un grado de adecuación mayor a X, quede archivado de forma automática en la fase del proceso que decidamos.
  • Test de idioma: gracias a los test podremos saber si el candidato tiene el nivel necesario para desarrollar de forma óptima la tarea asignada al puesto de trabajo. Tal y como ocurre con el grado de adecuación, si el candidato no supera el test con una nota media definida previamente por nosotros, puede quedar descartado del proceso. Ahorrando tiempo al reclutador de corregir y filtrar esas Hojas de Vida en una fase más avanzada.
  • Test a medida: esta funcionalidad está disponible en Sherlock, el Software de reclutamiento, y permite a las empresas crear un test acorde a sus necesidades filtrando a los candidatos, por ejemplo, según si sus habilidades resultantes coinciden con las que necesitamos para cubrir la vacante, o no.
  • Kit de entrevistas: obviamente las entrevistas no se pueden automatizar, pero la tecnología facilita la concertación de citas y la puntuación tras cada una de las entrevistas. El kit permite unificar que todos los candidatos reciban las mismas preguntas base, que cada miembro añada sus anotaciones y puntúe al candidato. Esta herramienta también puede usarse con managers o miembros del equipo que no formen parte de RR.HH, pero que intervengan en el proceso de selección y reclutamiento de personal.

También es importante añadir, que puedes crear reglas para que un candidato supere la fase. Por ejemplo, si el manager del departamento y Manuela Gil (reclutadora) dan el visto bueno al candidato, este pasa a la siguiente fase, de manera automática.

  • Comunicación automática: aunque no menos importante, la comunicación debe ser constante. Sabemos que esto resta mucho tiempo al equipo de reclutadores y muchas veces la comunicación no es tan eficiente o constante como debería. Gracias a la automatización se pueden crear reglas de comunicación que envíen correos personalizados a los candidatos para comunicarles en qué fase del proceso se encuentran, si deben realizar algún test, si han pasado a la siguiente fase e incluso si han sido descartados del proceso. Mantener el contacto con el candidato hace que este se sienta valorado y recomiende la empresa, aunque no haya sido el escogido para cubrir la vacante.

El Smart Recruiting o automatización de los procesos de selección es un conjunto de funcionalidades que incluye un buen Software de Reclutamiento. Si estás interesado en conocer más sobre estas funcionalidades o sobre Sherlock, el software de reclutamiento con el que CompuTrabajo colabora en exclusiva, no dudes en visitar el siguiente enlace.

8 comentarios sobre “Ahorra tiempo con la automatización de los procesos”

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