6 formatos de comunicación interna para conectar con tu equipo

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La comunicación se ha convertido en la herramienta esencial durante estos días de confinamiento y vuelta a la “normalidad”. La conexión con tus colaboradores es necesaria y beneficiosa para ambos.

En anteriores artículos hemos hablado de las ventajas de la comunicación digital, hoy vamos a centrar nuestros esfuerzos en la comunicación interna.

Esta rama de la comunicación empresarial ha sido hasta hace bien poco ignorada o menospreciada; pero los colaboradores valoran la transparencia de una empresa y esa transparencia se transforma en mensajes continuos y honestos.

Llevamos muchos meses trabajando la planificación y la implementación de estrategias y acciones de Employer Branding, muchas de ellas basadas en la comunicación, la transparencia y la reunión de personas de la compañía.

Hemos visto que funcionan, que motivan y generan engagement con nuestros colaboradores; es ahora, en medio de tiempos complicados, cuando más necesitan de este tipo de acciones, sobre todo para superar la incertidumbre que estamos viviendo.

Peter Drucker, filósofo y especialista en negocios, dijo hace más de cinco décadas que “el 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.

Beneficios de las reuniones durante el teletrabajo

El ser humano es un ser social, necesita el contacto y la experiencia para crear lazos. Las reuniones se han vuelto indispensables, aunque no todos estén presentes en la oficina para forjar lazos de compromiso con la empresa, el proyecto y los compañeros, es necesario verse la cara, aunque sea a través de una pantalla.

Las personas sienten menos miedo y desesperanza si mantienen el contacto. Además, entablar conversaciones sobre asuntos de trabajo puede ayudar a la motivación y a reducir el estrés por la incertidumbre del futuro.

Las reuniones durante el home office permiten:

  • Mantenerse al día de la situación de la empresa y las personas que la forman.
  • Establecer y revisar los objetivos. Empezar nuevos proyectos.
  • Reconocer logros del equipo. El 84% de los líderes de HR admiten que su programa de reconocimiento tiene un impacto positivo en las relaciones con sus colaboradores, la cultura organizacional y, sobre todo, el compromiso con la empresa.
  • Fortalecer vínculos entre compañeros. Según los psicólogos mantener el contacto, y ayudar a otros, reduce el miedo y genera emociones positivas. Mantener el contacto entre compañeros puede ser un gran aliciente para reducir el estrés y la ansiedad que produce esta situación.

Para mantener estos vínculos, hay varias formas de establecer contacto. La tecnología ha permitido que, aunque no compartamos un espacio físico, si podamos estar en el mismo espacio virtual.

6 formatos de comunicación interna

1. Videoconferencia

Aunque también sirva este método para contactar con clientes, es una buena idea para realizar reuniones de trabajo o sesiones informativas.

Hay diferentes normas de protocolo que se deben tener en cuenta para hacerla con éxito y no perder a asistentes por el camino.

  • Espacio físico: antes de empezar debes comprobar el encuadre, la luz y el sonido. Todos estos elementos influyen en la comunicación y transmiten un mensaje al resto de la audiencia.
  • Presentación personal: es importante dar buena imagen al resto de colaboradores o clientes que participarán. Ten en cuenta el vestuario y la postura.
  • Desarrollo de la conferencia: hay que asignar un día y hora para que todos lo anoten en el calendario. El tema debe estar bien preparado y planificar de antemano los puntos que se trataran. Para que sea efectiva debe durar entre 30 y 45 minutos, no más, ya que la capacidad de atención por parte de la audiencia se reduce. Finalmente deja unos 10 minutos para resolver dudas e interactuar.

Para que la videoconferencia tenga el éxito deseado es necesario que además de tener el computador preparado para ello también cuentes con una buena conexión a internet, un lugar sin mucho ruido y pongas en práctica los consejos anteriores.

2. Formación Online

Para muchos de nuestros colaboradores y clientes la capacitación constante y el aprendizaje son claves a la hora de elegir la empresa en la que vayan a desempeñarse o con la que vayan a aliarse.

A nivel interno, los programas de formación, además de resultar atractivos para quienes quieran venir a trabajar con nosotros, son un elemento clave en la retención de los empleados, y.  representan un sello de garantía en cuanto a la realización de procesos específicos para el logro de objetivos de la empresa.

Las organizaciones compiten por tener a los mejores profesionales. Obtenerlos a través de la contratación como única vía, es mucho más caro que invertir en ese talento que ya tienes y que puede crecer con la formación adecuada.

Ventajas de la formación virtual:

  • Brinda muchísima versatilidad.
  • Nuevas habilidades y más capacidades. Este punto es muy importante, sobre todo, si tu empresa pertenece a un sector en constante cambio. Un colaborador que se recicle de manera continua irá adquiriendo más y mejores aptitudes y esta es una ventaja de la que nadie puede prescindir.
  • Menor resistencia al cambio y mayor interactividad.
  • Ahorro de costos. Los eventos presenciales implican una inversión en dinero, más alta o baja, pero se requiere. Con la formación virtual vamos a poder generar un ahorro (a veces bastante significativo) de presupuesto que podríamos invertir, por ejemplo, en mayor capacitación o en tecnología que nos ayude con nuestro trabajo.
  • Genera un alto engagement.
  • Distinción frente a la competencia. Dos de los factores diferentes al salario que les llaman la atención a candidatos y colaboradores son el posicionamiento de la empresa y los planes de carrera, ambos logran destacar gracias a los programas de formación.

¿Y qué tipo de formación puedes dar a tu equipo en estos momentos?

  1. Formaciones internas donde alguien del equipo prepara material y da información y conocimiento adicional sobre un material.
  2. Asistir a webinars donde la temática podrá ayudar a mejorar el rendimiento de esa persona o del departamento.
  3. Cursos universitarios o de escuelas de negocio que pueden mejorar sustancialmente un conocimiento, habilidad o práctica que el colaborador necesite para su trabajo.
  4. Tutoriales.

3. Coffee Stand Up

¿Cómo puedo medir la productividad de mis colaboradores? ¿Qué hacen con el tiempo que tienen? ¿Cómo va el proyecto?

Las reuniones de productividad suelen suponer mucho trabajo y a veces no son bien vistas por parte de los colaboradores. En algunas empresas sucede a la inversa, los colaboradores no saben realmente qué hacen los líderes o directivos de la empresa.

Los Coffee Stand Ups pueden ser una buena estrategia para medir la productividad del equipo y a la vez estar en un ambiente un poco más relajado que en una videoconferencia o una reunión de productividad.

Para ello, de forma virtual, un equipo nos presenta el proyecto, cómo se ha llevado a cabo su desarrollo y los resultados mientras el resto del equipo se toma un café. Esto permite poner al día al resto de los equipos de ese proyecto y tener feedback de los resultados obtenidos hasta ahora.

Es una manera perfecta para que el equipo completo se relacione y conozca qué, cómo y hacia dónde están trabajando sus compañeros, además de conocerlos un poco mejor, si la empresa es grande.

Para los que hablan, es un momento de visibilidad, de protagonismo y de poder compartir la pasión que los motiva en su día a día de trabajo. Haciendo hincapié siempre en que compartan el conocimiento de una manera sencilla, para que todo el mundo pueda entenderles.

4. Video entrevistas

Si hablamos de reuniones en remoto, para todos los gestores de Recursos Humanos no podemos olvidarnos de las video entrevistas.

Esta funcionalidad, incluida en la solución SherlockHR, permite conocer al candidato gracias al envío de preguntas que ellos deben responder en vídeo.

Con la video entrevista de Sherlock podrás:

  • Evitar desplazamientos.
  • Enviar un set de preguntas al candidato para que las responda.
  • El candidato graba las respuestas y las envía al reclutador.
  • Las respuestas siempre quedan almacenadas en la Hoja de Vida del candidato dentro de la plataforma. Fáciles de consultar por todo el equipo y en cualquier momento.
  • Posibilidad de filtrar al candidato sin necesidad de una entrevista presencial.
  • Puedes revisar la entrevista con mayor profundidad: qué dice, cómo lo dice, cuál es su expresión, lenguaje no verbal, etc.

5. Onboarding

El 20% de las nuevas incorporaciones se plantean dejar el trabajo tras el primer día. Por ese motivo el onboarding o proceso de inducción es de suma importancia para que un colaborador gane rápidamente agilidad, productividad y autonomía con el mínimo estrés. 

Consiste en hacer que la nueva incorporación se integre a su equipo y organización de manera eficaz. Los colaboradores que han recibido un onboarding efectivo están 18 veces más comprometidos con la organización que aquellos que han tenido un proceso deficiente.

Según los profesionales de la gestión de recursos humanos, durante este proceso se potencia la autoconfianza, la claridad del puesto, su integración social dentro de la empresa y el conocimiento de la cultura de la organización.

¿Cómo debe ser un buen onboarding?

  • Enviar el contrato con antelación.
  • Dosificar la información que se le da al nuevo integrante.
  • Hacer rondas de presentación.
  • Pautas para el líder para consolidar las habilidades.
  • Posibilitar la resolución de las dudas administrativas de la contratación.
  • Seguimiento del proceso.

Las empresas con programas de Onboarding retienen un 66% más a los nuevos empleados, según RH PAE News, empresa dedicada a las soluciones en Recursos Humanos en Latinoamérica.

6. Team Building

Team Building trata de entender, apreciar y desarrollar al máximo las capacidades de una persona dentro de un equipo y a la vez convertir ese grupo de personas en un equipo unificado y con los mismos objetivos.

Los beneficios de realizar actividades de team building son:

  1. Aprender a trabajar en equipo.
  2. Mejorar la comunicación entre todos los miembros.
  3. El líder puede conocer mejor a su equipo y qué tipo de guía necesita.
  4. Compañerismo y comprensión.
  5. Fomentar la cultura organizacional.
  6. Mejora los resultados de la empresa.

Hay empresas que durante esta cuarentena han desarrollado actividades para realizar en equipo. Por ejemplo, hacer ejercicios juntos. De esta manera se motivan unos a otros. La multinacional alemana Henkel invita a sus colaboradores a subir imágenes de estas actividades a su intranet.

Otra actividad que ha ayudado a trabajar en equipo son las reuniones con los pequeños de la casa y la asignación de tareas. DirectTV, por ejemplo, ha compartido material adicional llamado Escuela Plus que ofrece contenido educativo, ahora para todos los niños del país.

En México, la compañía Fugro ha impulsado una estrategia relacionada con la actividad de Team building. Esta actividad ha sido bautizada bajo el nombre de “El postre”. Consiste en reunir al equipo de trabajo a través de una videollamada después de la hora de la comida, con la intención de compartir su postre favorito y tomar el algo juntos, permitiendo a los colaboradores liberar estrés y pasar un rato agradable.

Estos 6 ejemplos que te hemos dado te pueden ayudar a conectar con tu equipo y fortalecer las relaciones a través de la comunicación. Debemos aprovechar las herramientas que tenemos en nuestra mano para seguir creando vínculos entre los colaboradores y la empresa.

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